MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

C'est peu connu, mais Ciel Gestion Commerciale Mac inclut une gestion de caisse, certes pas aussi complète (et de loin) que dans un logiciel de caisse TPV, mais quand même très intéressante, surtout pour des activités de négoce où on a besoin à la fois de pouvoir faire des devis/factures complets mais aussi de pouvoir faire des ventes comptoir (par exemple un constructeur de piscines qui a un comptoir de vente pour les produits d'entretien), mais Ciel Gestion Commerciale peut parfaitement servir à une gestion simple d'une boutique. Tout dépend des besoins. Notons que ce module de caisse est uniquement disponible dans la version Mac, Ciel gestion commerciale Windows n'incluant pas cette fonctionnalité pourtant utile. Le module de caisse de Ciel permet de faire des ventes rapidement avec tickets de caisse, de gérer le "X" et le "Z" d'une caisse, etc.. Examinons cela de plus près.

PodCasting La vente Comptoir dans Ciel Gestion


Le module "saisie tickets" de Ciel Gestion commerciale Mac se trouve dans le menu "traitements". Toutefois, le plus simple est d'intégrer ce module de caisse dans le navigateur et de lui attribuer une touche de fonction (par exemple F4) pour qu'il soit très facilement et rapidement accessible.

Comme souvent avec la gamme de logiciels Ciel pour Mac, le module de caisse est très paramétrable, ce qui permet une grande souplesse. Le défaut étant bien sûr que le paramétrage est parfois un peu long.
Commencons par voir comment se déroule généralement une vente caisse dans Ciel Gestion Commerciale Mac :

1- Saisie du client (mais ça peut être automatiquement un client "Comptoir divers")
2- Saisie du vendeur (là aussi, celui-ci peut automatiquement être choisi par défaut)
3- Saisie des articles par lecture code-barres, saisie du code ou recherche par code ou nom du produit
4- Saisie du règlement
5- Impression automatique du ticket de caisse et/ou facture
6- prêt pour le client suivant

Ce qui est intéressant, c'est que tout le processus de vente pourra se dérouler très rapidement en ayant besoin de n'utiliser pratiquement que le clavier, et éventuellement une douchette code-barres et un écran tactile, le module de caisse de Ciel Gestion commerciale Mac disposant de (quelques) cases paramétrables utilisables en écran tactile.

Nous allons souvent parler des paramétrages de Ciel Gestion Commerciale, ces paramétrages, pour la caisse, se trouvent dans le menu "Options", "mode paramétrage" (il faut que le module de caisse soit lancé pour que ce menu apparaisse).

Les Clients

Le module de caisse est fait principalement pour utiliser un client générique, type "divers". Dans les paramétrages, on peut spécifier qu'un client (par exemple "client comptoir") sera choisi automatiquement par défaut. S'il faut enregistrer la vente à un client en particulier, les vendeurs pourront accéder à la liste de la totalité des clients de la gestion commerciale ou seulement à certains d'entre eux, c'est un paramétrage au choix de l'utilisateur.

Dans le cas le plus courant, un client "divers" sera choisi automatiquement et les autres clients seront accessibles si besoin. L'avantage est de ne pas avoir besoin de s'occuper de ce choix de clients alors que dans la plupart des cas on en aura pas besoin (sauf si on veut gérer les mailings client efficacement).

Si on veut gérer les clients, pour des mailings ultérieurs par exemple, ou si le client ne paye pas au moment de la vente, on peut saisir rapidement le client en tapant son code ou en faisant une recherche par les premières lettres de son nom. La carte de fidélité n'est pas gérée par Ciel Gestion Commerciale Mac, si vous voulez en faire une, elle sera dans ce cas entièrement manuelle (vous pouvez imprimer par contre des étiquettes avec code et coordonnées clients).

Les fiches clients sont assez complètes. Outre les coordonnées postales, on peut indiquer 5 numéros de téléphone (fixe, portable, fax, etc..), l'adresse email et une adresse URL. Les préférences comptables sont très complètes, un historique détaillé est disponible, ainsi qu'une liste de contacts si c'est une société. Un outil rigolo de visualisation sur une carte géographique est aussi disponible, vous indiquez alors manuellement sur la carte où se situe le client, c'est peu utile pour des particuliers (quoi que...) mais intéressant pour certaines entreprises. On peut aussi attribuer une "famille de clients" à chaque fiche. En fait, ce qu'il manque principalement dans Ciel Gestion commerciale Mac, ce sont des informations concernant la vente caisse : carte de fidélité, panier moyen, etc.. ça reste quand même principalement un logiciel de gestion commerciale.

Les vendeurs

Aussi appelés 'représentants' dans Ciel Gestion Commerciale Mac. Si vous ne voulez pas les gérer, vous pouvez indiquer un vendeur par défaut dans les paramétrages, Ciel Gestion ne s'occupera alors pas de cette fonction.

Si vous voulez gérer les caissiers, un caissier (géré comme un vendeur) pourra être indiqué par défaut à chaque vente (pas besoin de le saisir donc); au changement de caissier, il suffira de changer ce caissier par défaut pour que là aussi, il n'y ait pas besoin de le resélectionner à chaque fois. Attention, il n'y a pas de gestion de fond de caisse dans Ciel Gestion Commerciale Mac.
Si vous voulez gérer les vendeurs, un vendeur pourra être choisi (à la souris) à chaque vente.
Les statistiques 'vendeurs' (représentants) sont très performantes dans Ciel Gestion commerciale Mac. On peut également donner des objectifs à réaliser pour chacun d'entre eux. Des calculs de rémunération sont possible, en pourcentage du bénéfice, du C.A., ou manuellement. Il n'y a pas de possibilité d'identifier un vendeur par carte magnétique ou lecture de badge.

La saisie des articles

Les articles sont choisis soit en lisant leur code-barre, soit en cliquant (ou appuyant, si on utilise un écran tactile) sur leur case directement à l'écran (pour quelques articles courants), soit en tapant leur code, soit enfin en faisant une recherche sur les premières lettres du nom du produit. Selon la touche appuyée ("entrée" ou "tabulation") au moment de la recherche de l'article, la ligne d'article sera automatiquement validée et Ciel Gestion commerciale Mac attendra la saisie d'un nouvel article, ou le curseur se positionnera dans la case quantité. Vous pouvez alors choisir la quantité de l'article, modifier le prix unitaire TTC (attention, il n'y a pas de sécurité, tous les vendeurs peuvent modifier le prix) ou le nom de l'article. Très bizarrement, on ne peut pas attribuer une remise à une ligne d'article en particulier !, il y a une fonctionnalité de remise mais qui est gérée uniquement pour l'ensemble du ticket. La seule possibilité d'effectuer une remise à une ligne d'article précise est de passer par les cases d'articles paramétrables.
Un des avantages du module "Saisie Tickets" de Ciel Gestion Commerciale Mac est sa gestion de "cases paramétrables". Immédiatement sous la ligne d'article choisie, vous avez des cases paramétrables qui peuvent contenir des quantités prédéfinies, des fonctions particulières (insérer une ligne, supprimer une ligne, calculette, client suivant, etc...), des articles (les plus courant), ou des types de paiement. Ces cases sont utilisables avec la souris ou un écran tactile. Les cases sont quand mêmes très fines pour être utilisables tactilement, il faut dans ce cas utiliser une résolution d'écran 800X600 maximum, pour que l'utilisation soit un minimum confortable. Ces cases sont donc totalement paramétrables et sont très pratiques.
Toutes les lignes du ticket peuvent être à tout moment modifiées ou supprimées. Il suffit de cliquer sur la ligne concernée, et d'effectuer les modifications voulues dans la ligne de saisie.

Le paiement

Une fois tous les articles saisis, vous n'avez plus qu'à cliquer sur une case de paiement (chèque, espèces, CB, etc..), je dis bien "UNE" parce-que le module de caisse de Ciel Gestion Commerciale Mac ne gère pas le multi-paiements. Si un client veut vous payer en deux ou trois chèques, Ciel Gestion n'enregistrera qu'une seule écriture de chèque avec le montant total. Deux possibilités : une gestion de ces chèques différés manuelle dans le tiroir-caisse..., ou passer par la gestion commerciale proprement dite. Une fois le règlement choisi, Ciel Gestion commerciale Mac peut automatiquement imprimer le ticket et passer à la vente suivante.

Le ticket de caisse

Malheureusement, il n'y a pas de modèle de ticket de caisse proposé pour les imprimantes-ticket, pas plus que des facturettes (au format A5 par exemple) pour les imprimantes traditionnelles. Heureusement, le générateur d'états de Ciel Gestion Commerciale Mac est très puissant et vous permettra de réaliser la mise en page de vos tickets de caisse comme vous le souhaitez (c'est un peu technique quand même..). Un paramétrage très utile d'impression automatique, sans que la boîte de dialogue n'apparaisse, est disponible.

Le X et le Z de fin de journée

Pour les néophytes, les termes "X" et "Z" viennent des anciennes caisses enregistreuses. Le X est une lecture du C.A. de la journée, le Z une clôture de caisse de la journée (plus aucune modification n'est possible). Ce sont des termes maintenant communément employés pour tous les logiciels de caisse et TPV. A tout moment, vous pouvez consulter l'état des règlements reçus dans la journée et la liste des produits vendus (le X). Au moment du Z de la journée, tous les tickets de caisse seront regroupées dans des "factures Z", une facture Z par client. C'est à dire que tous les clients divers seront réunis dans une seule facture Z, les autres clients auront chacun une facture.

Ce qu'il manque

Comme son nom l'indique, Ciel Gestion Commerciale Mac n'est pas un logiciel de caisse. A ce titre, certaines fonctionnalités de caisse y sont absentes comme la gestion du fond de caisse, les avoirs (en caisse), la gestion des cartes de fidélité ou encore la gestion des grilles de taille pour le prêt-à-porter. A part l'imprimante-ticket (avec driver), Ciel Gestion commerciale Mac ne gère pas non plus certains matériels de caisse comme l'afficheur-client ou l'imprimante-chèque. Mais il peut suffire tant à des commerces qui recherchent une solution simple et peu onéreuse, qu'à des entreprises de négoce cherchant une petite solution de caisse. A noter également que la version réseau du logiciel n'est disponible qu'en mode "Classic", la version pure Mac OS X étant uniquement monoposte.

Conclusion

Nous avons été surpris par ce petit module rapide et efficace. Ciel Gestion Commerciale Mac est à prendre en compte dans vos choix de logiciels de gestion de magasin ou de négoce. Ses fonctionnalités de caisse sont peu développées, son esthétique et son ergonomie ne sont plus au goût du jour, mais il conserve certains atouts indéniables.