AlphaMag bénéficie de 17 années d'expérience et de développement ! et font du logiciel de gestion de magasin AlphaMag une des références sur le marché. La version 3 d' Alphamag est particulièrement performante : agréable esthétiquement, fournissant de nombreuses fonctionnalités très utiles telles que la gestion des cartes de fidélité ou la possibilité de créer des mailings personnalisés et très ciblés, AlphaMag est vraiment séduisant. Son module de caisse est complet et simple; la gestion des articles, intégrant la problématique des saisons, des tailles, des couleurs et des soldes, est exhaustive. Le matériel de caisse est bien géré, sauf l'afficheur-client et l'imprimante de chèque qui ne sont pour l'instant pas utilisés par AlphaMag. Le logiciel AlphaMag de RaviSoft est tellement riche que nous avons séparé l'interview de Philippe Vinet en deux parties. La première, ci-dessous, porte sur la présentation générale du logiciel et plus particulièrement sur la gestion de la clientèle, très fine dans AlphaMag.

MacGestion : Comment s'est constituée votre société ?

Philippe Vinet : Je suis moi-même commerçant en fait (en prêt-à-porter masculin) et dans les années 80, je recherchai un produit pour gérer ma boutique fonctionnant sur Mac. Ne trouvant rien de concluant, on a décidé avec un ami programmeur, il y a maintenant 17 ans, de créer un logiciel de gestion pour ma boutique . Et puis tous les réprésentants qui passaient dans ma boutique étaient enthousiasmés par ce logiciel et me demandaient à chaque fois pourquoi on ne le commercialisait pas. C'est venu comme ça. Il y a 8 ans, on a donc repris le logiciel AlphaMag à zéro pour qu'il puisse s'adapter à tous types de magasin, on l'a réecrit complètement avec un cahier des charges précis et notre expérience dans le domaine. Et année après année, il s'est étoffé pour en arriver maintenant à la version 3.

MG : Le logiciel est développé sous 4D ?

PV : Oui, sous 4D.

MG : A quel type de commerce vous adressez-vous ?

PV : Tous les magasins de prêt-à-porter que ce soit de l'habillement homme, femme, enfant ou de la maroquinerie par exemple. Mais en fait tout type de commerce qui ne demande pas de fonction très particulière. On a aussi équipé par exemple une parapharmacie. En fait, toute activité qui gère des stocks et une clientèle peut être gérée par AlphaMag.

MG : Une présentation rapide du logiciel AlphaMag?

PV : AlphaMag gère la boutique de A à Z. L'encaissement, la gestion des commandes, le stock, les fournisseurs, la gestion des clients, les mailings, les analyses, etc... Le commerce a beaucoup évolué et on ne peut plus rester maintenant derrière sa caisse à attendre le client. Il faut maintenant aller le chercher et avec un outil comme AlphaMag, il est possible de faire des mailings évolués, comme le font toutes les franchises par exemple. Comme commerçant indépendant, pendant longtemps on avait pas accès à des outils de ce type, réservés aux grandes franchises. Avec AlphaMag, le commerçant est à armes égales avec les grandes chaînes !

MG : Commençons par la gestion de la clientèle, pouvez-vous nous présenter la manière dont elle est gérée par AlphaMag ?

PV : Déjà, tout fichier client (Excell...) peut directement être importé (en ASCII) dans notre logiciel. Au niveau de la fiche client, vous pouvez bien sûr rentrer toutes ses coordonnées, nom, adresse, téléphone, email, etc.. Mais vous pouvez visualiser également, chose importante, tout son suivi client. C'est à dire que l'on est capable de connaître instantanément, lors d'une vente client par exemple, sa dernière date de passage, le nombre de fois où il est déjà venu au magasin, son dernier achat, ce qu'il a acheté, en quelles tailles, son total d'achat depuis qu'il est client, sa date d'anniversaire, etc... Vous aurez également des informations sur la carte de fidélité (si elle est gérée), le nombre de passages enregistré sur la carte, etc.. Et puis des informations financières comme les avoirs et les sommes dûes. Des commentaires libres peuvent être également enregistrés dans la fiche.

MG : Comment est gérée la carte de fidélité dans AlphaMag?

PV : On indique le nombre de passages nécessaires pour atteindre la fin de la carte de fidélité. On peut indiquer entre un et dix passages, mais en général ça varie plutôt entre cinq et dix. Le commerçant indique également le cadeau auquel aura droit le client, une fois sa carte de fidélité terminée. Le cadeau est un pourcentage du CA réalisé par le client sur la totalité de ses achats effectués avec la carte. Par exemple, une carte de fidélité peut offrir 8 % sur la totalité des achats effectués lors de 10 passages en caisse. Bien sûr ce cadeau n'est offert qu'au onzième passage. Le commerçant peut aussi donner une date de pérennité à la carte de fidélité en indiquant, par exemple, qu'elle n'est valable que six mois, un an, etc..

Tout l'historique du client est conservé, y compris toutes les cartes de fidélité déjà utilisées. Tous les achats du client sont mis automatiquement sur sa carte mais on peut exceptionnellement ne pas enregistrer certains achats. Par exemple, au moment des soldes, les achats d'articles soldés ne sont généralement pas inclus sur la carte de fidélité. Si le client, lors d'un même achat, prend par exemple deux article soldés et un non soldé, une petite manipulation est prévue pour que l'article non soldé, uniquement, soit mis sur la carte.

MG : On peut imprimer les cartes de fidélité à partir d'AlphaMag ?

PV : Non pas directement. Mais comme je dis souvent à mes clients, c'est quand même plus esthétique et vendeur de faire réaliser une belle carte rigide chez un professionnel. Surtout, la carte de fidélité AlphaMag peut être tout simplement une carte électronique. Les gens ont tellement de cartes et de papiers sur eux qu'ils sont généralement très contents quand on leur dit que la carte est entièrement gérée par ordinateur. Je le voie par expérience dans mon magasin !

MG : Mais le fait de ne pas avoir de carte "papier" ne provoque-t-il pas une perte de temps en caisse pour la recherche du client sur le fichier ?

PV : Non, pas du tout, il suffit de taper les premières lettres du client pour que celui-ci soit trouvé très rapidement. Et puis, mettre un code chiffré ou un code-barre sur une carte papier fait toujours un peu "grande surface", les gens n'aiment pas trop je pense.

MG : La recherche du nom du client est vraiment rapide ?

PV : Oui, c'est vraiment très rapide. Dans mon magasin par exemple, j'ai plus de 14 000 clients enregistrés et pourtant je trouve le client concerné en deux secondes.

MG : La carte de fidélité est uniquement gérée par le nombre de passages ? il n'y a pas par exemple de possibilité de gérer des "points cadeaux" par article ?

PV : Non, uniquement par passage. C'est comme ça que pratiquent 95 % des boutiques. Ensuite, grâce aux mailings, il est possible de faire alors d'autres types de promotion. Mais les commerçants sont encore vraiment attachés à ce type de carte qui fidélise très bien la clientèle.

MG : Tout à l'heure, vous indiquiez que l'on pouvait enregistrer la date d'anniversaire du client sur sa fiche, on peut donc s'en servir pour effectuer des mailings ciblés selon la date d'anniversaire ?

PV : Oui, tout à fait. Il est courant d'envoyer un petit courrier avec un cadeau un mois avant l'anniversaire par exemple.

MG : Dans les commentaires libres, quel type d'information est généralement enregistré ?

PV : La longueur d'entre-jambes pour les retouches d'ourlet, ou la taille du père et celle du fils si tous les deux sont enregistrés sur la même fiche par exemple. Selon les magasins, il y a quantité d'informations différentes qui peuvent être enregistrées.

MG : L'historique client est conservé sur plusieurs années ou est-il archivé année après année ?

non non pas du tout, AlphaMag ne clôture jamais. Dans ma boutique par exemple, j'ai un historique de 17 années ! dans ces métiers-là, en gestion, il ne faut jamais clôturer, on a toujours besoin de remonter en arrière. On a eu par exemple le cas d'un client qui a eu un problème de pressing avec sa veste, le pressing l'avait abimée, il est revenu nous voir pour nous demander si on pouvait lui ressortir la facture pour qu'il se fasse rembourser par le pressing; pas de problème, il avait acheté la veste il y a deux ans mais on lui a réimprimer sa facture immédiatement.

MG : On peut faire des sélections de clients précises pour faire un mailing ?

PV : Oui, par exemple, si on veut faire un mailing sur les clients ayant acheté des produits de la marque Hugo Boss entre telle date et telle date, c'est facilement réalisable. On peut utiliser tous les critères pour faire un mailing. Autre exemple, si on se rend compte qu'on a un stock de chemises trop important en taille 38, on peut tout à fait réaliser un mailing ciblé sur les clients ayant déjà acheté des chemises en taille 38 (et éventuellement dans une marque précise). On peut aussi faire par exemple un mailing sur les clients qui ont une carte de fidélité, sur laquelle il ne leur reste plus que deux passages à faire et dont la carte se termine dans moins de deux mois. Tous les critères sont possibles dans le ciblage d'un mailing.

MG : Comment procède-t-on pour réaliser un mailing dans AlphaMag ?

PV : Déjà il faut sélectionner les clients. Cela peut se faire soit à partir des données de leur fiche client, soit à partir de leur historique d'achat, soit à partir des données de leur carte de fidélité ou soit enfin à partir des données des mailings déjà envoyés. On vient même d'ajouter un module pour travailler à partir de ces quatre types de données simultanément. Dans ce cas, c'est un peu plus complexe bien sûr, mais on peut alors faire des recherches extrêmement précises, par exemple, les clients qui ont acheter le produit X, en janvier, dont la carte de fidélité est encore valable, et qui habitent Lille.

MG : AlphaMag intègre également un petit traitement de texte ?

PV : oui, un mini traitement de texte, mais qui permet de faire instantanément une lettre personnalisée avec logo, adresse du client, etc.. Dans le texte de la lettre, on peut intégrer automatiquement des champs comme la date d'anniversaire, la date du dernier passage, etc.. On a aussi des fonctions très pratiques comme par exemple la possibilité de fractionner un mailing : disons que vous avez un mailing à envoyer à 500 clients, c'est parfois peu évident d'imprimer les 500 d'un coup, il peut y avoir des bourrages de papier dans l'imprimante par exemple. Là, AlphaMag vous permet de les imprimer par quantité choisie, par 100 exemplaires par exemple. Vous pouvez en imprimer 100 lundi, puis tranquillement 100 mercredi, etc... ce qui vous laisse le temps de travailler et d'envoyer votre mailing petit à petit.

Plutôt que d'utiliser le petit traitement de texte intégré, on peut aussi utiliser les fonctions de publipostage de Microsoft Word qui récupère très bien les données d'AlphaMag (adresse, date d'anniversaire, etc..).

MG : Je crois que vous gérez les courriers NPAI ("N'habite Pas à l'Adresse Indiquée") retournés par la Poste ?

PV : Oui, comme les publipostages coûtent quand même relativement cher, lorsque l'on a un courrier qui nous revient NPAI, il faut pouvoir l'indiquer au logiciel pour qu'au prochain mailing on n'envoie pas de courrier à ce client. Pour cela, c'est très simple, il suffit d'appeler la fiche client et de cliquer sur le bouton "NPAI", AlphaMag conservera le client mais supprimera alors le code postal et la ville sur la fiche pour indiquer le problème. Lors d'un prochain mailing il suffira d'indiquer au logiciel de ne pas prendre en compte les clients dont le Code Postal est zéro pour ne pas bêtement envoyer des courriers dans le vide.

MG : Plutôt que de faire une lettre complète à partir d'Alphamag ou de Word, on peut simplement imprimer des étiquettes clients ?

PV : Oui, tout à fait, on a des formats de feuilles A4 d'étiquettes déjà paramétrés où on peut mettre 14 adresses par feuille adresses par feuille. On a plus alors qu'à coller les étiquettes sur les enveloppes.

On peut aussi tout faire réaliser par une agence de com. Dans ce cas, on sélectionne juste les clients pour lesquels on veut envoyer un mailing, et on envoie le fichier ASCII directement par internet à l'agence qui se charge ensuite de réaliser tout le mailing. J'ai beaucoup de clients qui font comme ça également. Ils sont commerçants, pas informaticiens, et Word par exemple n'est pas si simple à utiliser pour un néophyte ! avec l'agence de com, ça ne revient pas beaucoup plus cher que de le faire soi-même, ils proposent généralement un package avec la réalisation, l'impression, l'adressage, le timbrage, etc...