MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

MacGestion : Voyons la gestion des articles, appelée "Stocks" dans AlphaMag. Comment sont gérés les produits?

Philippe Vinet : En premier lieu,on crée des familles d'articles, par exemple une famille de costumes, on va l'appeler CO. Ensuite on crée des sous-familles, par exemple les costumes droits COD, les costumes croisés COC. Quand toute cette structure d'articles est crée, on peut créer l'article.

A la création d'un article, AlphaMag lui attribue automatiquement une référence, si par exemple on crée un nouveau costume droit, la référence commencera par COD, si le costume fait partie de la saison été 2005, la référence commencera par CODE05 (E05 pour 'été 2005'), ensuite AlphaMag attribue un numéro de 001 à 999. Le premier costume droit créé, pour la saison été 2005, aura donc la référence CODE05001.

 

Ensuite on indique la désignation de l'article, un style (ville, sports-weart, tendance, etc..), la couleur, la composition (coton, laine, pure laine, etc.. avec les % et les mélanges), la TVA et le nom du fournisseur.

MG : AlphaMag gère-t-il les grilles de taille ?

PV : AlphaMag gère les tailles mais pas à travers des grilles de tailles comme le font la plupart des logiciels car ces grilles ne sont pas très lisibles. Prenez par exemple un T-shirt, vous lui appliquez une grille qui va contenir toutes les tailles françaises (36, 38, 40, etc...) alors que finalement vous allez gérer cet article uniquement pour des tailles enfants. Vous allez donc vous retrouver avec plein de lignes d'articles correspondant à des tailles que vous n'utilisez jamais.
Je trouve notre système plus cohérent : dans chaque article, on crée uniquement les tailles dont on a besoin.

Notre système de tailles peut facilement être utilisé pour d'autres motifs. Prenez par exemple une écharpe ou une cravate dont vous n'allez pas gérer les tailles. A la place, vous pouvez très bien mettre les différentes couleurs du produit. Pour chaque ligne, vous pouvez mettre un code de 5 caractères, qui peut donc correspondre à une taille (S, M, XL, 36, 38...) ou à un autre critère comme la couleur (bleu, rouge, noir...).

MG : Si on veut gérer, pour un même produit, à la fois les tailles et les couleurs ?

PV : Dans ce cas, il faut créer autant d'articles qu'il y a de couleurs, et pour chacun de ces articles, on indique les tailles commandées.

MG : Quelles sont les informations disponibles pour chaque ligne de taille ?

PV : Les quantités en stock, commandées, vendues, de réassortiment automatique, le prix d'achat, le prix de vente, le coefficient, le code-barre. Pour chaque taille, il y a un code-barre généré par le logiciel mais le logiciel AlphaMag peut très bien aussi récupérer les codes-barres fournisseurs, tout simplement en les scannant lorsque l'on est sur la bonne ligne de taille.
MG : Comment sont gérées les commandes dans AlphaMag ?

PV : On peut, six mois à l'avance par exemple, au moment du choix des collections, entrer tous les produits commandés, ce qui nous permet d'être très performant en analyse, ça nous permet par exemple de comparer les commandes d'une année sur l'autre. Au moment de la livraison, on aura plus qu'à faire une réception de commande. Les articles seront alors à ce moment intégrés au stock.
Au moment de la commande, on peut immédiatement imprimer les étiquettes produits, ce qui nous permettra par la suite, au moment de la livraison, d'agrafer les articles sans perte de temps. On peut même commencer à les vendre avant de valider la réception des produits dans AlphaMag. Ça autorise une grande souplesse, les quantités en stock seront ajustées au moment de la confirmation de livraison.

MG : AlphaMag gère les reliquats ?

PV : Oui bien sûr, au moment de la réception des marchandises, on indique à AlphaMag les quantités non reçues, ça peut être par exemple pour un article commandé en 2 tailles 36 et 6 tailles 38, 1 taille 36 et 2 tailles 38 non reçues. On peut alors indiquer à AlphaMag que ces produits sont toujours en attente de réception.

MG : Une fonctionnalité est prévue pour la démarque inconnue dans AlphaMag?

PV : Oui, il y a une fonction d'ajustement des stocks, où pour chaque modification on peut indiquer un commentaire (défaut, vol, déchiré, etc...).

MG : On peut faxer la commande directement à partir d' AlphaMag ?

PV : Non, en général les clients impriment la commande et la faxent manuellement. On peut aussi générer un fichier PDF (à partir de la fenêtre d'impression d'OS X) pour l'envoyer par mail au fournisseur.

MG : AlphaMag gère les retours fournisseurs ?

PV : Oui, il y a une fonctionnalité pour ça.

MG : Pour l'impression des étiquettes articles, il y a une grande souplesse dans le choix des articles à traiter ?

PV : Oui, tout à fait, on peut imprimer les étiquettes de tout un stock, d'une commande, d'une livraison (donc sans les articles non receptionnés) ou d'un article par exemple. On peut aussi bien sûr réimprimer une seule étiquette d'un produit si l'étiquette était déchirée par exemple.

MG : Il est possible d'intégrer une photo dans la fiche de l'article ?

PV : Non, pas pour le moment. C'est prévu et ça sera probablement intégré dans la version 4 d' AlphaMag. Mais nos clients sont peu demandeurs pour l'instant de cette fonctionnalité.

MG : Passons à la gestion des soldes, comment est-elle gérée dans AlphaMag ?

PV : Les soldes peuvent être préparées longtemps à l'avance. On applique un pourcentage de solde à une gamme de produits, un stock ou à un article en particulier. Ensuite, on peut faire varier le pourcentage selon les tailles, on peut aussi manuellement modifier les prix si besoin. Quand on modifie le prix d'une taille d'un article, on peut, en cliquant sur un bouton, appliquer ce nouveau prix à toutes les tailles de l'article sélectionné, c'est assez pratique.
MG : AlphaMag intègre une gestion des prix psychologiques avec un arrondi automatique ?

PV : Non, on peut par contre décider de ne pas gérer les décimales dans les prix. Par expérience, il vaut mieux, de toute façon, vérifier les prix après application du pourcentage, c'est important, le commerçant connaît bien ses produits et pourra vérifier la pertinence du prix soldé pour chaque article.

MG : Les étiquettes avec prix soldés peuvent être imprimées à l'avance ?

PV : Oui, une fois que l'on a fini d'affiner tous nos prix soldés, on imprime les étiquettes de soldes, puis on repasse au prix normal pour pouvoir continuer à travailler avec les prix habituels en attendant les soldes. Le jour J, on n'aura plus qu'à cliquer sur une case pour que le logiciel prenne en compte tous les prix soldés. Au niveau des étiquettes, AlphaMag peut imprimer de belles étiquettes rouges avec prix soldé; le logiciel gère également les étiquettes de deuxième démarque et de fin de série. AlphaMag est très riche dans les types d'étiquettes proposées.

MG : Sur le ticket de caisse, il y a une mention "article soldé" ?

PV : Non, le prix soldé est directement imprimé. Par contre, si le client revient un jour avec ce produit pour faire un échange par exemple, le commerçant, en scannant l'article, saura que ce produit a été vendu soldé.

MG : Parlons de la caisse maintenant, quel est le principal avantage de ce module d'AlphaMag?

PV : Le fait de pouvoir, sans sortir de la vente, consulter le stock des articles, leur quantité commandée, etc.. Par exemple, vous faites une vente à un client et celui-ci vous parle d'un article que vous n'avez plus en stock; sans quitter la vente vous pouvez appeler la fiche du fournisseur de l'article concerné pour l'appeler et lui demander la disponibilité du produit.

MG : Je suppose que vous gérez les remises ? ligne par ligne et globalement pour le ticket ?

PV : oui les deux, mais on conseille fortement de n'utiliser que les remises ligne par ligne pour que les stats sur les remises articles et les calculs de marge soient justes. On devrait même enlever je pense la case "remise globale". Mais comme je le dit à mes clients, ils peuvent se servir de cette fonction lorsqu'ils sont pressés, puis lorsqu'ils ont un moment de libre, ils peuvent revenir sur la vente, enlever la remise globale et taper la remise ligne par ligne. Ce qui est intéressant dans AlphaMag, c'est que vous voyez toujours à l'écran (de manière discrete) le coefficient de vente de l'article, remise déduite.

MG : Tous les vendeurs peuvent effectuer une remise ou le responsable de la boutique peut réserver cette fonction à certaines personnes uniquement ?

PV : non, c'est libre.

MG : Il est possible, après coup, de vérifier quel vendeur a effectué des remises ?

PV : Sur le récapitulatif du jour, oui.

MG : En cas d'erreur, on peut modifier ou supprimer un article de la vente tant que celle-ci n'est pas encore réglée ?

PV : Oui, tout à fait.

MG : Au niveau de la carte de fidélite, lorsque celle-ci est terminée, le vendeur est-il automatiquement prévenu ?

PV : Lors de la vente, si la carte de fidélité est terminée, la case "fidélité" devient rouge, il n'y a alors plus qu'à cliquer dessus pour obtenir la remise.

MG : En vente, vous gérez les retours et les avoirs ?

PV : Les retours 1 pour 1 se gèrent dans un autre menu. Dans ce menu, vous n'avez qu'à taper le code vendeur et le nom du client pour qu' AlphaMag vous propose automatiquement toute la liste des articles achetés par le client. Vous choisissez l'article que le client veut échanger (pour un problème de taille par exemple) puis celui choisi. S'il y a une différence de prix, AlphaMag peut faire un avoir ou un remboursement. Pour l'avoir, on donne au client un ticket justificatif d'avoir. Sur cet avoir, on peut indiquer une date limite de validité et des informations comme "cet avoir n'est pas valable sur les articles soldés".

MG : Lors d'une vente, si le client a un avoir, comment AlphaMag le signale ?

PV : La case "Avoir" est active dans ce cas. Pour l'utiliser, il suffit de cliquer sur cette case pour que le montant de l'avoir se déduise automatiquement du montant total. Si l'avoir est supérieur au montant de la vente, un avoir est de nouveau généré.

MG : Est-ce qu'Alphamag gère les paiements effectuées en plusieurs mensualités ?

PV : Oui, AlphaMag gère les acomptes et les paiements différés. L'acompte, c'est quand le client ne prend pas encore l'article (réservation, retouches, etc...). Dans ce cas, lors du règlement de l'acompte, AlphaMag imprime deux justificatifs, un pour le client (avec la somme avancée, le montant dû, etc..) et l'autre pour le magasin (à agraffer, par exemple, sur le costume à retoucher).
Le paiement différé, c'est quand le client fait deux ou trois chèques, par exemple, pour régler son achat. Là, le vendeur peut entrer dans le logiciel les dates où seront encaissés les différents chèques. AlphaMag imprimera une facture (A4 dans ce cas) avec les différentes lignes de paiement et les dates correspondantes.

MG : Il y a une case "offert" ?

PV : non, dans ce cas, on applique une remise de 100 %.

MG : AlphaMag gère-t-il les ventes en attente ?

PV : Non, on l'avait fait, mais on a enlevé cette fonction, elle était source de beaucoup trop d'erreurs. Une vente s'effectue tellement rapidement maintenant que je trouve cette fonctionnalité superflue.

MG : AlphaMag fonctionne en réseau ?

PV : Oui, il existe une version monosposte et une version réseau.

MG : Vous gérez un agenda également ?

PV : Oui, le commerçant sait à tout moment ce qu'il y a à faire, ce qu'il faudra faire ou ce qui est en train de se passer ! ce qu'il y a à faire, ça peut être un nouvelle vitrine, une manifestation à accompagner; ce qu'il faudra faire, c'est par exemple un rendez-vous à une date donnée avec un représentant. Dans l'agenda d' AlphaMag, on peut indiquer également le temps qu'il fait ! ça peut prêter à sourire mais dans la profession c'est assez important, les ventes pouvant grandement fluctuer selon la météo. Avec ces informations enregistrées, ça permettra de savoir par exemple que l'année dernière à la même période on avait un chiffre d'affaires bien supérieur grâce à une météo particulèrement clémente.

MG : On peut vérifier les stats de la journée (le X) sans quitter le module de vente?

PV : Non, là il faut quitter le module de vente. Les stats sont très complètes : nombre de clients, panier moyen, coefficient moyen, etc.. Par contre, sans quitter le module de caisse, on peut consulter le fond de caisse et la ventilation des types de règlement.

MG : Quels matériels de caisse gérez-vous ?

PV : les imprimantes-tickets, douchettes codes-barres et tiroirs-caisse.
Pas encore les afficheurs-client et imprimantes-chèque.

MG : AlphaMag dispose apparemment d'un module d'analyses puissant ?

PV : Oui, tout à fait. On peut connaître les stats ventes par heure, jour, mois... Le CA, le nombre de ventes, le nombre de retours, la marge... On a des stats par famille par exemple, avec le gain réalisé par famille ou produit. La même chose pour les fournisseurs, ce qui permet de voir ceux qui sont vraiment rentables pour la boutique. On a aussi des stats sur l'évolution des ventes, année après année, famille par famille. On peut également savoir par exemple la quantité d'articles (costumes, vestes...) qui nous reste saison par saison, taille par taille, ce qui permet de faire des promotions sur des articles qui sont en stock depuis une, deux, trois saisons...
AlphaMag est capable de sortir des stats croisées jours/heures en chiffres ou graphiques.
On peut connaître le nombre d'articles vendus par taille et pour une période donnée (saison...).

Au niveau des clients, on peut savoir le nombre de nouveaux clients que l'on a tous les mois.

Au niveau des vendeurs, on sait ce qu'ils ont vendu, leur C.A., avec quelle marge, le nombre d'articles vendus, le nombre de clients servis, le panier moyen, le nombre d'articles par client, et le C.A. par article ! on sait aussi par exemple combien d'articles ils ont vendu par famille (ex 30 chemises, 20 pantalons, etc..). Toutes ces informations sont très importantes pour motiver l'équipe de vente.
Les stats d'évolution des ventes par famille sont intéressantes également, puisqu'elles nous permettent de comparer, année par année, saison par saison, l'évolution des ventes pour, par exemple, le nombre de costumes,de chemises, manteaux, etc...

MG : Vous préparez une version multi-boutiques d' AlphaMag ?

PV : Oui, tout à fait. Elle devrait être prête pour la fin de l'année et sera très utile pour les franchises ou les indépendants qui possèdent plusieurs boutiques.

MG : Vous commercialisez AlphaMag en direct ou via un réseau de distributeurs ?

PV : En direct.

MG : En faisant de la publicité ?

PV : Non, simplement par le biais de représentants en prêt-à-porter qui parlent de notre produit.
MG : Vous vendez dans quelles régions principalement ?

PV : beaucoup dans le midi, mais sinon dans toute la France. Le produit est vraiment conçu pour être simple, trois heures de formation téléphonique suffisent. Mais on peut faire également des formations sur site. Un DVD d'initiation est en cours de réalisation.