MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Le module agenda de Ciel Professionnel Indépendant Mac est très complet. Il permet d'enregistrer et de visualiser votre activité au jour le jour. Le module Agenda permet d'enregistrer des rendez-vous, des tâches à effectuer ou bien des évènements répartis sur plusieurs jours. Toutes ces actions peuvent être liées à un contact de votre répertoire. Vous pouvez ensuite visualiser votre planning de plusieurs manières, par jour, semaine, année, etc.. Vous pouvez bien sûr imprimer votre planning et tout une gestion d'alertes (visuelles et vocales) vous permet de rester attentif et de ne pas rater des évènements importants.


L'agenda de Ciel Professionnel Indépendant Mac peut se présenter sous forme de planning hebdomadaire, vous verrez alors dans la même fenêtre une colonne pour chaque jour de la semaine avec les tranches horaires affichées, ce qui vous permet de voir d'un seul coup d'oeil tous les rendez-vous (et tâches ou travaux à effectuer) de la semaine. Vous pouvez bien sûr accéder au détail d'un rendez-vous ou d'une tâche en double-cliquant dessus.


Une deuxième visualisation de l'agenda par semaine est possible. Dans cette version, vous pourrez là aussi avoir une vision d'ensemble de l'activité de la semaine, mais sans le côté "planning", c'est à dire que les tranches horaires ne seront pas affichées. L'activité pour chaque jour se présentera sous forme de liste, s'il y a un rendez-vous, l'horaire de celui-ci sera affiché entre parenthèses après le rendez-vous. C'est une vue qui est aussi intéressante, moins chargée, et qui complète la première.

Ciel Professionnel indépendant Mac vous permet aussi, bien sûr, une vue de votre planning jour par jour. Là, dans une même fenêtre vous pourrez voir le planning de votre journée avec les tranches horaires, une liste des tâches à effectuer et le détail de ces tâches.

Une visualisation du planning par année est aussi disponible, tous les jours ayant une activité seront indiqués en gras et en cliquant sur une journée, la liste de ses activités apparaîtra. Enfin une dernière vue vous permet de voir toute votre activité dans un tableau synthétique de type tableur.

Quelle que soit la vue choisie, vous pouvez demander à Ciel Professionnel indépendant Mac de n'afficher sur le planning que certaines familles d'actions (personnelle, professionnelle, etc..), que certains types d'actions (rendez-vous, évènement, etc..), que certaines tâches selon leur priorité ou leur état d'avancement (terminé ou non). L'agenda vous indique également le numéro de semaine (très pratique dans beaucoup d'activités), les jours chômés (week-end, jours fériés..) ....et les changements de lune !

Quelle que soit également la vue choisie, vous pouvez facilement vous déplacer dans les périodes, de jour en jour dans la vue "jour", de semaine en semaine dans la vue "semaine", etc... Bizarrement, il n'y a pas de vue mensuelle.

Maintenant que nous avons visualisé le planning, voyons comment créer une tâche, un évènement ou un rendez-vous. Vous pouvez créer toutes ces actions à beaucoup d'endroits de Ciel Professionnel indépendant Mac, par exemple en cliquant sur une journée dans un planning hebdomadaire ou une tranche horaire dans un planning par "jour", mais aussi, n'oublions pas que Ciel Professionnel indépendant Mac est un intégré, à partir de n'importe quelle fiche de votre répertoire : client, fournisseur, représentant, etc..

Lorsque vous créez une nouvelle action, vous devez indiquer si c'est une tâche, un rendez-vous ou un evènement. Si c'est une tâche, vous pouvez en créer de trois types différents, selon leur importance, nomées Priorité 1, 2 ou 3. Vous donnez un nom à votre nouvelle tâche, éventuellement enregistrez un (très) petit message sonore, vous pouvez également indiquer dans quelle famille d'actions appartient cette tâche (personnelle, professionnelle, activité 1, activité 2, etc..), un lieu (bureau, maison, hangar, réserve, etc..) et un contact (libre ou sélectionné dans votre répertoire).

Ciel Professionnel indépendant Mac met à votre disposition une zone (assez grande) de texte libre pour vos commentaires. Une dernière possibilité consiste à pouvoir adjoindre à cette tâche une alerte, silencieuse (uniquement visuelle) ou sonore, qui se déclenchera à un moment que vous déterminez. L'alerte sonore peut être définie par défaut, une voix féminine vous indiquera alors par exemple "Alerte, vous avez un rendez-vous !" ou vous pouvez vous-même enregistrer (c'est simple et rapide) un court message vocal. Cette utilisation des messages vocaux et alertes sonores peut vite se révèler pénible si elle est utilisée maladroitement ou à outrance, mais bien géré, ce système d'alerte de Ciel Professionnel Indépendant Mac est très pratique.

Pour créer un rendez-vous ou un évènement, c'est le même principe. La seule différence est que pour le rendez-vous il faudra indiquer un jour et une plage horaire, et pour l'évènement un fourchette de dates (ou un jour précis).

Pour la création des rendez-vous, une fonctionnalité supplémentaire et intéressante est proposée par Ciel Professionnel indépendant Mac. Il s'agit de lui demander une plage horaire libre pour un rendez-vous. Vous indiquez au logiciel la durée du rendez-vous, l'écart voulu entre deux rendez-vous, la plage horaire qui vous intéresse le matin et/ou l'après-midi, la date à partir de laquelle le rendez-vous peut être pris, les jours qui vous intéressent (vous cochez lundi, mardi, dimanche..) et indiquez également si le rendez-vous peut être pris un jour férié ! Ciel Professionnel indépendant Mac vous propose alors toute une liste de plages horaires disponibles en fonction de vos critères. Vous n'avez plus qu'à cliquer sur celle qui vous parait la plus adéquate !

Une petite palette flottante (fenêtre) vous indique s'il y a des "alertes" en cours (rendez-vous qui approche, tâche à faire d'urgence, etc..); si c'est le cas, une petite flèche jaune clignotera avec des icônes correspondant au type d'action à effectuer (il peut par exemple y avoir un icône "priorité 1" et un icône "rendez-vous" car vous avez ces deux actions en attente). Cette petite fenêtre est continuellement affichée (sauf si on la ferme bien sûr). Si une alerte sonore a été indiquée, une voix féminine, en plus de l'alerte visuelle (flèche jaune), vous indiquera qu'un rendez-vous (ou une tâche) est prévu ! ce message vocal par défaut peut être modifié à chaque rendez-vous par un message vocal différent que vous pouvez enregistrer. Cette fenêtre d'alerte fonctionne même si Ciel Professionnel indépendant Mac est en arrière-plan et que vous travaillez sur une autre application. Dans ce cas, vous pourrez quand même entendre le message sonore.


A partir de cette fenêtre d'alertes, vous pouvez à tout moment voir la liste des tâches et rendez-vous en attente, les consulter en détail, indiquer qu'elles sont "vues" ou même "terminées". Vous pouvez aussi désactiver les messages sonores et reporter les rendez-vous automatiquement à un jour donné ("remettre au prochain jour travaillé, "remettre à demain", "remettre à lundi prochain", etc..).

Une fonctionnalité puissante de Ciel Professionnel indépendant Mac vous permet de créer automatiquement des rendez-vous (réunions, tavaux, etc..) à intervalle répété. Le détail de paramétrage de cette fonction permet de prendre en compte beaucoup de cas différents. Vous pouvez par exemple, dans une fourchette de dates, programmer une réunion tous les lundi, tous les premier ou troisième mardi du mois, tous les 12 de chaque mois ou encore tous les 22 juin sur plusieurs années, etc... Ciel Professionnel Indépendant Mac peut même prendre en compte les jours fériés et la périodicité (à chaque fois, une fois sur deux, une fois sur trois, etc..).

Pour finir avec l'agenda de Ciel Professionnel indépendant Mac, plusieurs états sont disponibles (et personnalisables) pour imprimer vos plannings par jour, semaine, etc...