MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

MacVet est un logiciel qui se propose de gérer entièrement votre cabinet vétérinaire. Ce logiciel dispose d'une longue expérience dans le domaine, la version 1 du produit datant du début des années 90; il a été conçu par des vétérinaires et développé à l'origine sur Mac en 4D. MacVet existe aussi bien en version monoposte qu'en version réseau multipostes multi-praticiens, il est équipé de fonctionnalités intéressantes comme la gestion de la salle d'attente, la télétransmission des commandes vers certaines centrales d'achat ou la possibilité d'éditer des relances automatiques, pour le renouvellement des vaccins par exemple. Plus d'une centaine de cabinets vétérinaires utilisent MacVet sur Macintosh aujourd'hui (en majorité en version réseau). Le logiciel est réputé auprès des vétérinaires pour sa facilité de prise en main.
Ce produit a aussi la particularité d'être totalement Mac/PC. Un cabinet peut être équipé de postes Mac et de postes Windows sur le même réseau et partager en toute transparence une base de données commune. MacVet a beaucoup évolué ces dix dernières années mais il commence à accuser le poids des années et une nouvelle version, devant sortir normalement avant la fin de l'année, va refondre complètement le logiciel. En attendant, ce logiciel de gestion de cabinet vétérinaire est tout de même très complet et répond à la majeure partie des attentes d'un praticien.
L'agenda

MacVet gère un agenda qui peut être monoposte ou multi-praticiens en réseau. Dans ce cas, l'agenda sera partagé par toute la clinique vétérinaire, et les rendez-vous de tous les praticiens y seront notifiés. L'agenda et les rendez-vous sont visualisés jour par jour. Malheureusement, il n'y a pas de possibilité d'avoir une vue du planning sur toute une semaine ou un mois par exemple. Ce sera possible par contre dans la nouvelle version du logiciel. Le planing quotidien est clair et agréable avec pour chaque rendez-vous, l'heure, le nom du client et le nom de l'animal, l'objet de la visite et un nombre d'unités-temps. Ce concept d' "unités-temps" est intéressant et vous permet de savoir si vous pouvez prendre plusieurs patients dans la même tranche horaire. Par exemple, vous avez un rendez-vous à 10h pour une intervention clinique très brêve, vous mettez alors sur ce RDV une unité-temps de zéro, ce qui fait que si votre journée est complète mais qu'un client insiste pour avoir un rendez-vous ce jour-là, vous savez que sur la tranche horaire 10h-10h30 par exemple, vous pouvez peut-être le caser. On peut se déplacer dans l'agenda de jour en jour, en saisissant une date ou en demandant le planning d'une journée dans xx jours (vous indiquez le nombre de jours séparant le jour voulu de la date d'ahourd'hui), ce qui peut être très pratique.


 La fiche du propriétaire

MacVet vous permet d'enregistrer toutes les informations nécessaires relatives au propriétaire d'un animal. Outre ses coordonnées postales, vous avez également des informations du type Position (solde du client), CA, type de client, date de dernière visite, dernier règlement, dernier rappel (il est possible de faire des relances (sur 3 niveaux) pour des clients ayant des consultations toujours pas réglées). Bien sûr, vous visualisez aussi les animaux de ce propriétaire (MacVet peut gérer plusieurs centaines d'animaux par propriétaire, pour les éleveurs par exemple).

La fiche de l'animal

La fiche de l'animal dans MacVet est complète. On retrouve son nom, son âge, le nom du propriétaire, l'espèce de l'animal, la race, la robe, la date de naissance, le sexe, le numéro de tatouage, l'assurance, le dernier vaccin (date, type de vaccin, date de rappel), le vaccin rage (date, nom du vétérinaire, numéro cerfa), le type (mordeur, lécheur !, etc..). Vous pouvez aussi consulter le tableau des pesées (date de prise, poids) de l'animal. Chaque animal doit obligatoirement être rattaché à un propriétaire. MacVet gère en interne un dictionnaire des races, ce qui vous facilite le travail. Au décès de l'animal, on peut facilement le signaler à MacVet, la date de décès est alors enregistrée et toutes les relances pour cet animal deviennent impossibles. Vous pouvez imprimer un certificat de bonne santé directement à partir de la fiche de l'animal. A tout moment, la fiche de l'animal peut être transférée à un autre propriétaire.
Une procédure est prévue pour que le vétérinaire puisse enregistrer toutes les informations concernant l'animal (antécédents pathologiques..) antérieurs à l'utilisation de MacVet (en clair il peut donc recopier ses fiches bristol !).

Un duplicata de certificat de vaccination antirabique CERFA peut être également imprimé à partir de MacVet.

Honoraires, consultations et brouillard de caisse

Pour chaque consultation, le vétérinaire doit indiquer le nom du client et de son animal. Les actes et les médicaments prescrits seront récupérés des bases de données de MacVet. Les prix sont donc calculés automatiquement, bien qu'ils soient modifiables au moment de la consultation. La note d'honoraire est par conséquent réalisée très rapidement. On peut également indiqué le ou les paiements (MacVet gère le multi-paiements).

Les fonctions "finances" du logiciel peuvent être vérouillées en clinique et ne pas être accessibles du secrétariat. Le brouillard de caisse (pour une période choisie) indique pour chaque note, la date, le nom du propriétaire, le nom et la race de l'animal, et la ventilation des règlements. Plusieurs états sont égalements disponibles : édition des recettes, liste des impayés, édition d'un bordereau de remise de chèques (pour la banque), etc.. Vous pouvez également effectuer un export comptable en format texte ou vers Ciel Compta (il y a également une possibilité d'export vers le logiciel ABC 2035 pour ceux qui l'ont encore).

Les relances

A tout moment, vous pouvez demander à MacVet de vous sortir tous les clients qui ont besoin d'être relancés cette semaine par exemple.

Les relances sont très pratiques pour les rappels de vaccins, de contraception ou de tout acte que vous aurez défini comme nécessitant une relance. L'état proposé par MacVet vous indique : la date de l'acte générant la relance (la dernière injection de vaccin par exemple), le nom du propriétaire, le nom de l'animal, le motif de relance (contraceptif, vaccin, etc..), la date de relance, et, ce qui peut être pratique, éventuellement une astérisque signifiant que le client est revenu entre-temps. Sur cette liste de clients proposée par MacVet, vous pouvez en sélectionner si besoin que certains (ou garder la totalité), très simplement, et il ne vous reste plus qu' à choisir le type d'imprimé pour la relance : Etiquettes, Cartes, Lettres, Liste.

Vous pouvez donc imprimer des planches d'étiquettes (et une liste avec nom de l'animal, du propriétaire, date, motif, etc..), directement des cartes Merial si vous possédez une imprimante à picots, des courriers personnalisés à mettre directement dans des enveloppes à fenêtre, ou une liste brute que vous utilisez comme vous le désirez.

Des statistiques vous permettent de savoir si vos courriers de relance sont utiles et vous indiquent le taux de retour du client par rapport au courrier de relance envoyé.

Les médicaments et les stocks

Les stocks d'un cabinet vétérinaire sont plus importants que l'on pourrait le penser, et dépassent souvent les 1000 références, surtout en milieu rural. MacVet peut gérer complètement vos stocks de médicaments. Sur la fiche de chaque médicament, on retrouve son nom, la synthèse, s'il doit être délivré sur prescription, le nom du laboratoire, sa classe thérapeuthique, son code CIP (pour l'utilisation des codes-barre), des mots-clés, un historique d'achats, un descriptif complet des stocks et quantités minimum, la TVA, le prix de vente, le coefficient de vente; vous retrouverez également deux choix de centrales d'achat avec pour chacune le code centrale, le conditionnement et le prix d'achat. MacVet gère également la facturation proportionnelle au millilitre pour les injections. On peut aussi importer un fichier médicaments d'une centrale d'achats. Les commandes peuvent se faire manuellement ou automatiquement en fonction des ruptures de stock (par rapport au stock minimum indiqué sur la fiche). MacVet peut transmettre les commandes directement au format électronique aux deux principales centrales d'achat. Les tarifs des articles peuvent être mis à jour également automatiquement en récupérant les fichiers des centrales.

La prochaine version

La version actuelle est ancienne et ça se sent. MacVet ne gère qu'une fenêtre à la fois et la gestion de la mémoire est maintenant dépassée. Mais comme tous les "vieux" logiciels, il a l'avantage de l'expérience et dispose de nombreux atouts. La prochaine version de MacVet devrait voir son ergonomie largement améliorée avec des fenêtres-palettes (à la photoshop) disponibles à tout moment. La gestion de la salle d'attente, actuellement unique, se verra elle aussi améliorée puisqu'en fait 3 salles d'attente seront désormais gérées (la salle d'attente proprement dite, le chenil, et les animaux devant revenir très prochainement). La prochaine version (qui s'appelera désormais MacVet) pourra également gérer et stocker numériquement divers documents comme les radios. Celles-ci seront donc accessibles très rapidement à l'écran pour chaque animal.