Les logiciels de comptabilité utilisables en ligne (ASP) s'implantent peu à peu, mais encore modestement, dans le monde de la comptabilité. Ce type de logiciels dispose d'avantages certains, mais aussi d'inconvénients. Parmi les avantages, ce type de logiciel étant accessible en ligne via un simple navigateur internet, on pourrait avoir l'impression que toute une nouvelle gamme de logiciels arrive sur la plateforme Macintosh. Dans les faits, c'est un peu plus compliqué, et tous ne sont pas totalement compatibles Mac. Itool Compta, le logiciel de comptabilité ASP le plus répandu, est néanmoins entièrement exploitable sur Macintosh.
Tout le monde connaît les logiciels de comptabilité traditionnels, ils fonctionnent en effet exactement comme n'importe quel autre logiciel de bureautique : le logiciel doit être installé localement sur son poste ou sur le réseau de l'entreprise, les données comptables sont également installées de la même manière.
L'entreprise est donc responsable de ses données et doit donc gérer les sauvegardes des données comptables (sur des supports conservés à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise). Il est également souvent indispensable, pour ce type de logiciels, de souscrire un contrat d'assistance et procéder régulièrement à des mises à jour du logiciel.
Les logiciels de comptabilité en ligne (en ASP) fonctionnent totalement différemment, puisque ce type de logiciel n'est pas installé sur votre poste ou votre réseau, mais sur les serveurs de l'éditeur du logiciel ! Vous y accédez alors par l'intermédiaire d'un simple navigateur internet, comme Safari ou Firefox.
Avec ce type de fonctionnement, il n'y a donc aucun logiciel à installer ni de stratégie de sauvegarde à mettre en place. Vous pouvez travailler sur vos données et votre comptabilité de n'importe quel poste équipé d'une connexion haut-débit (ADSL, câble, ou 3G), Mac, Windows ou Linux.
Plusieurs utilisateurs de votre entreprise peuvent travailler simultanément sur le même dossier comptable, quel que soit l'endroit où ils sont situés. Par exemple, simultanément, la secrétaire ou la comptable de l'entreprise peuvent travailler sur la compta de leurs bureaux, pendant que vous-même étudier la rentabilité de l'entreprise à partir de votre domicile, et que l'expert-comptable vérifie les écritures comptables du trimestre passé, de son cabinet.
Il est important de bien comprendre qu'il n'y a pas ici de système de synchronisation, il n'y a en effet qu'une seule base de données, et elle est située chez l'éditeur, c'est à donc chaque fois un accès en temps réel à la base de données. Tous les utilisateurs accèdent à cette base de données comptable via le réseau internet (sécurisé dans ce cas), les données sont donc toujours à jour et tenues en temps réel.
