MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Walter & Gus est une boutique branchée de Limoges. Spécialisée en prêt-à-porter masculin, la gestion et la caisse du magasin sont assurées par un Mac et le logiciel KinHelios TPV, un couple redoutablement efficace selon le responsable de la boutique. Le Mac, véritable attraction du magasin, contribue à l'ambiance décontractée du lieu. On est loin des caisses PC noirs et déprimants! Romain Joanny nous présente la boutique, le matériel utilisé pour la caisse, ses méthodes de travail ainsi que le fonctionnement de son logiciel de caisse, KinHélios TPV. Celui-ci est présenté avec ses qualités et ses défauts, mais le verdict final est sans appel : le beau Mac et l'efficace KinHelios TPV emportent l'adhésion !

MacGestion : Où êtes-vous situé à Limoges ?

RJ : Nous sommes situés dans le quartier historique, très touristique, mais nous allons bientôt démanger car les limougeos viennent finalement peu dans leur quartier.

MG : Pouvez-vous nous présenter un peu votre boutique ?

RJ : Nous vendons du prêt-à-porter pour hommes (du caleçon au pull!), pas mal de produits italiens, mais également des produits "people" puisque nos fournisseurs sont ceux qui habillent toutes les émissions télé. Nous sommes deux à tenir la boutique qui existe depuis maintenant deux ans. La clientèle du magasin est diverse mais nous avons beaucoup de militaires comme clients, gendarmes et policiers, nous avons la boutique la mieux protégée de Limoges !

Le Mac qui nous sert de caisse est au coeur de la boutique, il participe à l'esthétique du magasin ! il est très sympa et beaucoup de clients nous disent qu'on a un super ordinateur. Il se prête parfaitement au cadre du magasin.


PodCasting Interview Walter & Gus

MG : Pourquoi avoir choisi le Mac pour la gestion de votre magasin ?

RJ : Déjà, il est très design, mais surtout c'est beaucoup plus simple qu'un PC en utilisation.

MG : Pourquoi le logiciel KinHelios TPV ?

RJ : C'est la boutique FeelMac à Limoges qui nous a proposé ce logiciel. Ils nous ont présenté le logiciel et nous l'ont installé à l'essai. On a trouvé qu'il était vraiment très pratique pour la gestion des stocks et pour le système de caisse il n'y a rien de plus simple. Non franchement, il est vraiment très pratique d'utilisation.
MG : Où est situé FeelMac ?

RJ : Ils sont situés rue François Chénieux à Limoges, ils sont vraiment très bien.

MG : Quel est votre modèle de Mac ?

RJ : Un iMac tournesol !
MG : Autour du Mac, qu'avez-vous choisi comme équipement de caisse ?


MG : Tous vos produits sont étiquettés avec code-barres ?

RJ : Oui, je crée mes codes-barres avec KinHelios TPV, c'est vraiment très simple !
Tous mes produits sont code-barrés, même pour les quelques bijoux que nous vendons au comptoir j'ai une feuille de code-barres en caisse.
MG : Vous vendez des produits "de luxe" ?

RJ : Non non pas du tout, c'est même très abordable. Mon produit le plus cher est une veste à 170 euros.

MG : Combien de fiches articles différentes avez-vous ?

RJ : Nous avons 700 références en magasin.

MG : KinHelios TPV gère bien les retours marchandises, avoirs et échanges ?

RJ : Oui, les échanges et retour d'articles "neufs" sont bien gérés par le logiciel. Si un client me rend un produit qu'il avait acheté, le logiciel fait un avoir dont le client peut se reservir.

MG : Les remises en vente ?

RJ : Oui, le logiciel gère ça également. Quoi qu'il ne gère que les remises ligne par ligne, il n'y a pas de fonction pour faire une remise globale sur tout le ticket. Si on veut faire par exemple une remise de 5% à un client qui vient de prendre 3 articles, il faut qu'on fasse la remise sur chaque article, ça serait plus rapide si on pouvait faire une remise globale sur tout le ticket (ou sur un sous-total de plusieurs produits).

MG : Vous avez déjà utilisé d'autres logiciels de caisse ?

RJ : Oui sur PC, le logiciel de Cegid.

MG : Comment trouvez-vous KinHelios TPV par rapport au logiciel de Cegid ?

RJ : Il est aussi bien. on a pas de soucis.

MG : Si le client veut vous payer en plusieurs fois, c'est possible ? Le logiciel gère-t-il bien ce cas de figure ?

RJ : Oui, le client peut nous faire deux chèques, et on peut rentrer deux chèques différents sur la vente du client. Par contre, il n'y a pas de fonction de chèque différé, ça pourrait être pratique (y compris sur le ticket de caisse où le client pourrait voir noir sur blanc que son chèque est bien différé).

MG : Vous gérer les montants en caisse et le fond de caisse avec KinHelios TPV ?

RJ : Oui, on vérifie tous les soirs si le fond de caisse indiqué par le logiciel est exact.

MG : Si vous avez besoin de faire des retraits en espèces en caisse, vous pouvez le signaler et l'enregistrer dans le logiciel ?

RJ : Oui, tout à fait.

MG : Vous utilisez la "gestion des vendeurs" du logiciel ?

RJ : non, on est que deux vendeurs et on ne fonctionne pas avec un système de guelte ou de commission.

MG : Vous pouvez créer des "chèques-cadeaux" avec le logiciel de KinHelios ?

RJ : Oui, je pense. On vient d'en faire imprimer justement, mais je les a pas encore code-barrés.

MG : Vous gérer la clientèle ? (prise de coordonnées, mailing...)

RJ : Oui, j'ai un gros fichier clients, mais j'attend que mon revendeur l'exporte dans KinHelios TPV. Ensuite, on fera des mailings clients.

MG : A votre avis, quels sont les défauts de ce logiciel de caisse de KinHelios ?

RJ : Par défaut, les récapitulatifs de caisse sont indiqués pour la période débutant au premier jour d'activité (même si, depuis, les mois ont été "vérouillés"), on peut demander bien sûr un récapitulatif pour un mois donné ou celui en cours, mais il aurait été pratique d'avoir le récapitulatif du mois en cours par défaut, sans avoir besoin de faire une recherche.

J'ai remarqué également que si on fait une journée à "zéro" (pas de chiffre d'affaires), le recapitulatif de caisse de la journée n'indiquera pas la date du jour. Un détail, mais à signaler.

J'aimerai bien qu'on puisse voir, directement dans le module caisse, le chiffre d'affaires de la journée. Alors que pour l'instant, on doit quitter le module de caisse et aller dans le menu général pour voir ces stats en cours de journée. De plus, lorque l'on ouvre le module de caisse, le logiciel ouvre automatiquement un nouveau ticket, mais si on quitte le module de caisse (sans rien mettre sur ce nouveau ticket), le logiciel supprimera ce numéro de ticket et on passera automatiquement au prochain numéro de ticket pour la vente suivante.

Il y a peut-être aussi, mais mon revendeur m'a dit que cela allait bientôt être amélioré, la gestion des soldes. Actuellement, si nous voulons indiquer les prix soldés dans KinHelios TPV, nous devons les rentrer un par un, produit par produit, alors qu'il serait beaucoup plus simple de pouvoir appliquer un pourcentage directement sur une catégorie d'articles.

MG : Mais les soldes ne sont-elles justement pas appliquées selon chaque produit, en fonction su stock encore disponible en fin de saison ?

RJ : Non non, nous on ne travaille pas comme ça, les soldes sont faites pour liquider et renouveler tout un stock. Disons qu'au moins on devrait avoir le choix (soldes sur une catégorie complète ou sur un produit précis) parce-qu'on vend des produits uniques qu'on ne trouve nulle part ailleurs. Nous avons 6 pièces de chacun de ces produits en stock et ils ne sont pas renouvelés. Nos fournisseurs changent de collection tous les mois ! donc pour nous, il est important au moment des soldes de renouveler en grande partie notre stock. Si on pouvait appliquer un pourcentage de remise automatique pour un fournisseur donné ou une catégorie d'articles, ça serait bien plus rapide. Mais apparemment l'éditeur travaille sur de nouvelles fonctionnalités de ce type.
MG : Au moment des soldes, vous imprimez de nouvelles étiquettes avec "prix soldé" ?

RJ : non, pour les soldes, je préfère utiliser des étiquettes standard ("-10%, "-20%", etc...)

MG : Vous êtes satisfait de KinHelios TPV ?

RJ : Ah oui, franchement il est vraiment très simple. Au moment de la livraison, on doit mettre à peine 20 minutes pour créer les articles, faire le mouvement de stock et imprimer nos étiquettes !

MG : Vous utilisez donc la fonction "Mouvements de stock" pour vos livraisons. Pourquoi ne pas utiliser la fonction "Commandes fournisseurs" ? par simplicité ?

RJ : Oui tout à fait. On a pas un fonctionnement de Commande+Livraison. Tous les mois, je vais à Paris chercher mes produits, je reviens avec la marchandise et je rentre immédiatement mes produits sur KinHelios TPV, en créant mes propres codes-barres (je n'utilise pas les codes-barres de mes fournisseurs). Bien sûr si jamais je rentre des produits déjà existants (c'est rare mais ça peut arriver), je ne les recrée pas dans le logiciel, je fait simplement une "entrée en stock".

MG : Pourquoi ne pas utiliser les codes-barres du fabricant ?

RJ : C'est beaucoup plus simple pour nous. Nous créons nos propres codes-barres en fonction du fournisseur (nous n'avons que 10 fournisseurs), chaque code-barre commençant par un code correspondant à un fournisseur, le fournisseur YY verra les codes-barres de tous ses produits commencer par YY, etc...
MG : Avec cette solution, ne prenez-vous pas le risque de recréer un code-barres existant?

RJ : Non, déjà KinHelios TPV nous indique quand un code-barres est déjà créé. Et puis, je me suis fait des sous-catégories dans mes codes-barres, par exemple "P" correspond à "Pantalon", "V" à veste,etc.. J'ai aussi une lettre code pour les couleurs, les motifs, etc.. Mes codes-barres sont donc très indentifiables puisqu'ils correspondent à une suite de codes que j'ai crée.

MG : Vous utilisez la fonction "Grilles de Tailles" du logiciel de KinHelios ?

RJ : Non, parce-que je ne différencie pas mes prix en fonction des tailles.

MG : Il y a un système de sauvegarde des données dans le logiciel ?

RJ : Oui, on fait nos sauvegardes tous les jours. D'ailleurs, dès qu'on quitte le logiciel, un message nous demande si on veut effectuer une sauvegarde.

MG : Vous avez des regrets d'avoir choisi le Mac ?

RJ : Ah non, aucun, je suis vraiment très content. Personnellement je n'avais pas l'habitude des Macs et je ne regrette pas ! à la maison, j'ai un PC, et je peux vous dire que je m'amuse beaucoup plus à la boutique qu'à la maison !