Gipco est un logiciel de gestion d'évènements utilisé par de nombreux types de clients (office de tourisme, palais des congrès, tour opérator, association, fédération, entreprise, etc.). Aujourd'hui, nous allons voir que le transport (d'un congressiste, d'un client, etc.) peut être pris en charge par le logiciel. Il pourra même gérer les pré et post-acheminements.
Est-il possible d'enregistrer l'inscription d'une personne, mais d'en facturer une autre ?
Oui, Gipco est très souple à ce niveau. Toutes les combinaisons sont possibles au niveau de l'inscription de participants et de la facturation faite à un organisme ou à d'autres participants.
C'est important, car dans le monde de l'événementiel, il y a de très nombreux paiements croisés.
Un gestionnaire de projet d'évènement va travailler soit sur des dossiers individuels, soit sur des dossiers de groupes ou d'accompagnants, qui vont être rattachés à un dossier de participants.
Gipco étant développé en 4D, les fonctions de recherche et de sélection de fiches sont-elles les fonctions proposées par défaut par 4D, ou avez-vous développé votre propre interface de recherche ?
Nous utilisons très peu les outils standards de 4D, car nos utilisateurs ne sont pas informaticiens et ils ont besoin d'une interface simple et très claire.
En outre, les résultats d'une recherche Gipco font souvent appel à de multiples tables dans la base de données, les outils standard de 4D sont trop légers pour ce type de recherche.
Gipco intègre aussi de nombreuses recherches métiers préparamétrées. Vous pouvez par exemple obtenir d'un clic la liste des participants dont le dossier est soldé, ou au contraire la liste des participants dont le dossier n'est pas encore soldé. Des outils de reporting vous permettront ensuite de savoir pourquoi ces dossiers ne sont pas soldés (problème, impayé, etc.).
Vous indiquiez que vous avez beaucoup travaillé pour proposer une interface claire à l'utilisateur. Pouvez-vous nous en donner un exemple ?
L'interface est toujours allégée et correspond aux besoins de l'utilisateur. Par exemple, dans les dossiers de participants, si vous ne gérez pas les règlements clients et les interventions, les onglets "règlements" et "interventions" seront automatiquement retirés. Seuls les onglets et les informations nécessaires à l'utilisateur seront conservés.
Nous avons vu que Gipco pouvait gérer précisément la partie hôtellerie, le logiciel peut-il gérer également les transports aller-retour vers l'évènement ?
Oui, si c'est nécessaire, Gipco peut gérer tous les types de transport. Soit des choses très simples, par exemple un congressiste qui part d'Amiens pour se rendre à Paris, puis, le congrès terminé, part de Paris pour revenir à Amiens.
Mais Gipco peut aller bien plus loin, en gérant par exemple le comptoir, l'heure de départ, etc., bref, il peut gérer le travail d'une agence de voyages.
Dans un mode simplifié, vous gérez quatre étapes : le pré-acheminement, l'aller, le retour, et le post-acheminement. Mais vous pouvez aussi gérer autant d'étapes de transport que nécessaire, c'est-à-dire tout le trajet, possible et imaginable, d'un congressiste.
