Gipco étant utilisé par de nombreux types de clients (office de tourisme, palais des congrès, tour opérator, association, fédération, entreprise, etc.), sa structure est hautement personnalisable et permet de s'adapter à de nombreux besoins. Les évènements (salon, séminaire, congrès, voyage, croisière, formation, etc.), notamment, sont définissables de manière très précise. Nous verrons que Gipco peut même gérer en interne les ressources hôtelières liées à l'évènement.
Nous avons vu que Gipco était principalement un logiciel de gestion d'évènements. Comment un évènement est-il paramétré dans le logiciel ?
Il y a déjà les paramètres généraux de l'opération. On définit donc les dates de l'évènement, les intitulés en trois langues, etc.
Certains paramètres seront aussi modifiables pendant l'opération, mais sont tout de même définis par défaut. C'est le cas par exemple des types de transport, des types de participation, et des capacités hôtelières (lieux d'hébergement, chambres disponibles, etc.), ces dernières sont gérées de manière très précise. Gipco peut gérer n'importe quel type d'hébergement, de l'hôtel traditionnel au bateau, en passant par le gite.
Combien de temps faut-il en moyenne pour paramétrer un évènement (congrès, croisière, voyage, formation, conférence, etc.) ?
C'est assez rapide, puisque lorsque nous livrons le logiciel, nous adaptons déjà son "template" aux besoins de l'entreprise. Ensuite, pour paramétrer un évènement, il faudra compter environ un quart d'heure pour entrer l'intitulé, les dates, et commencer à paramétrer les prestations de vente.
Vos clients étant par nature très divers (offices de tourisme, palais des congrès, tours opérators, associations, entreprises, etc.), Gipco peut-il vraiment s'adapter aux besoins de chaque client ?
Oui, puisque nous fournissons donc déjà un "template" différent selon chaque type de client, et que nous proposons également un système de structure virtuelle, qui permet au client de créer des champs et des comportements personnalisés.
Par exemple, si un membre d'un comité d'organisation veut gérer une carte d'adhérent, il pourra le faire grâce à notre système de structure virtuelle.
Lorsque cela est nécessaire, comment l'utilisateur de Gipco peut-il gérer les ressources hôtelières ?
Il fait déjà une sélection d'hôtels avec qui il va travailler. Ces hôtels peuvent être entrés manuellement ou sélectionnés dans la base d'hôtels du logiciel. Par exemple, s'il organise un évènement à Monaco, il trouvera dans le logiciel tous les hôtels de Monaco.
Ensuite, selon les conditions définies avec l'hôtelier, l'utilisateur va pouvoir entrer dans le logiciel, nuit par nuit et hôtel par hôtel, les quotas hôteliers qui lui ont été attribués.
La gestion des ressources hôtelières est souvent la partie la plus complexe de la gestion d'un évènement. Elle n'est bien sûr pas obligatoire, mais si l'utilisateur doit la gérer, il sait qu'avec Gipco, il travaillera avec un outil puissant et très fin.
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