Le logiciel de gestion d'évènements Gipco peut gérer le surbooking des agences de voyage et des tours operators. Nous verrons que chaque action d'une inscription (impression du badge, etc.) d'un participant est tracée. Si l'inscription comporte des nuitées, l'hôtelier choisi pourra être automatiquement prévenu par email ou via une interface web. Enfin, les conséquences d'une annulation d'inscription sont aussi gérées par le logiciel.
L'historique du participant est-il géré ?
Cela va même plus loin que ça, puisque Gipco gère l'historique de toutes les actions du logiciel ! Il ne faut pas oublier que Gipco est parfois utilisé dans des services de 30 ou 40 personnes, il est donc important que toutes les actions soient bien tracées.
C'est le cas, puisque par exemple la moindre impression de badge ou de document fait l'objet d'une traçabilité, avec la personne qui a lancé cette action, la date, l'heure, etc.
Le workflow de traitement de chaque dossier est entièrement historisé.
Comment se passe l'inscription d'un participant à un évènement ?
De manière très simple, puisque tout se passe à partir d'un formulaire de saisie. Le logiciel est souple et prend en compte de nombreuses problématiques.
Par exemple, il est possible d'enregistrer une inscription, mais de la laisser en attente de validation. Cela arrive souvent qu'il faille attendre la confirmation d'un participant, qui n'est pas sûr de lui par exemple. Dans ce cas, l'inscription apparaitra en jaune dans la liste.
Dans le même ordre d'idées, Gipco peut gérer le surbooking d'agence de voyages ou de tours opérators.
Comme on l'a vu, Gipco peut aussi gérer toute la partie hôtelière de l'inscription. Une fois l'inscription saisie, Gipco affichera toutes les capacités hôtelières disponibles. Dans la période d'inscription, on pourra ensuite cocher ou décocher les nuitées d'un hôtel.
Par exemple, un participant s'inscrit du 20 au 25 octobre, et il désire un hébergement sur place pour cette période, sauf pour le 23 octobre, qu'il passera chez des amis. Gipco permettra donc d'enregistrer des nuitées non continues.
Gipco peut-il automatiquement prévenir l'hôtelier de la confirmation d'une réservation de nuitées ?
Oui, un email avec pièce jointe en PDF peut directement être envoyé à l'hôtel. Nous proposons également toute une interface web performante, de sorte que l'hôtelier soit en relation directe avec l'organisateur de l'évènement.
Les annulations d'inscriptions sont-elles gérées ?
Oui, avec toutes les conséquences en cascade : places libérées, surbooking mis à jour, gestion du remboursement, etc.
