Le logiciel de gestion d'évènements Gipco peut gérer les dossiers de milliers de congressistes grâce à des fonctionnalités de préparation et de duplication de dossiers. Ces dossiers pourront être ensuite personnalisés en fonction des besoins de chaque participant (participation à des ateliers, soirée de gala, visite de la ville, etc.). Nous verrons également que des tableaux de bord et des reportings pourront être imprimés pour le responsable de l'opération.
Comment les dossiers comprenant de très nombreux participants sont-ils gérés par Gipco ?
Nous proposons une fonction de duplication très importante. Prenons l'exemple d'un laboratoire qui va payer les frais de participation de 800 cardiologues. L'utilisateur de Gipco va alors pouvoir créer un dossier de participant fictif, dans lequel il va inscrire par exemple des frais de participation, une soirée de gala, deux ou trois ateliers, une visite de la ville, etc.
Les noms des participants ne sont pas connus puisque généralement le laboratoire vous les fournit six mois plus tard. Une fois le dossier fictif créé, vous pouvez demander à Gipco de le dupliquer en 800 exemplaires. Les 800 dossiers sont donc maintenant prêts à être personnalisés.
Vous allez donc pouvoir dès maintenant facturer les 800 dossiers au laboratoire, en attendant plus de précisions sur les participants.
Comment se passe ensuite la personnalisation de chaque dossier ?
Elle est très simple, puisque toutes les informations de base sont déjà saisies, et que l'ensemble du dossier est personnalisable. Chaque fois qu'un participant va être confirmé et va se manifester, son dossier va pouvoir être mis à jour, avec ses coordonnées bien sûr, mais aussi avec d'éventuelles modifications, par exemple une soirée de gala pour l'épouse du participant, des prestations supplémentaires pour le fils de 15 ans qui viendra également, des ateliers annulés ou changés, etc.
La création et la personnalisation des dossiers sont vraiment rapides, ce qui est important dans ces métiers.
Les principes sont la même pour les groupes. Vous avez par exemple une quinzaine de participants qui sont associés à la délégation Johnson & Johnson. La société Johnson & Johnson prendra en charge certaines prestations pour les participants, alors que d'autres seront directement prises en charge par les participants.
Gipco propose aussi toute une série de récapitulatifs, pouvez-vous nous en parler ?
En un clic, l'utilisateur va pouvoir sortir de gros documents détaillant toute une opération. Tous les dossiers individuels et de groupes (souvent plusieurs milliers de dossiers de congressistes) se retrouveront dans ces récapitulatifs.
Ce sont un peu des tableaux de bord destinés au responsable de l'opération. Ce dernier pourra alors voir où en est l'opération, quels sont les montants et les dossiers qui restent à encaisser, etc. Ce sont des reportings très demandés, car le responsable ne connait pas obligatoirement le logiciel, mais il veut pouvoir étudier l'opération à partir de documents imprimés complets.
