Avec Gipco *, le palais des congrès ou l'agence pourra gérer de nombreux courriers personnalisés qui pourront être utilisés pour différents salons, congrès, activités, formations, etc. La personnalisation de chaque courrier va assez loin, puisqu'il est par exemple possible d'intégrer des listes et des tableaux (inscriptions, prestations, etc.), des sous-listes, des macros conditionnelles qui indiqueront qu'un paragraphe doit être imprimé uniquement si certaines prestations sont prises, ou certaines options, ou si la prestation atteint un certain prix, etc.
Est-il possible d'imprimer des courriers personnalisés incluant des champs de la base de données (nom, adresse, etc.) ?
Oui, Gipco * intègre un traitement de texte (4D Write *, utilisé à 200 % !) et permet la fusion de textes et de données, un peu comme dans Word *, mais de manière beaucoup plus puissante !
Gipco est capable de générer la totalité des documents du process : courriers de confirmation, etc. Chaque courrier pourra être totalement personnalisé et intégrer des champs de la base de données, des tableaux, des formules complexes, etc.
Cela va beaucoup plus loin que d'insérer uniquement un nom de participant et une adresse !
Que peut-on faire avec Gipco * que l'on ne peut pas faire avec un traitement de texte de type Word * ?
Vous allez pouvoir par exemple intégrer dans le courrier des tableaux de données, comme une liste des inscriptions, avec éventuellement des sous-listes, etc.
L'utilisateur pourra choisir les colonnes à afficher, leur ordre, etc. Certaines colonnes pourront par exemple être invisibles mais servir de colonnes de tri. On pourra insérer les intitulés de prestation, les prix des prestations, les totaux, etc.
Les agences qui utilisent Gipco * arrivent vraiment à faire des choses extraordinaires avec cet outil.
La liste des inscriptions dont on vient de parler (c'est un exemple) pourra être enregistrée pour pouvoir être réutilisée par la suite. On pourra lui adjoindre un texte après, un texte avant, et un texte au cas où la liste est vide. Le tout sera mutualisé et pourra donc être réutilisé dans d'autres types de courriers.
Ces courriers peuvent être très complets et contenir plusieurs pages, par exemple une page de confirmation d'atelier ou d'inscription, une page sur le récapitulatif financier, et une page sur les hébergements hôteliers sélectionnés.
Ces courriers pourront bien sûr être automatiquement transformés au format PDF.
Cet outil permet aux agences d'apporter leur valeur ajoutée, puisqu'il est même possible d'intégrer des macros conditionnelles très puissantes.
Il sera par exemple possible d'indiquer qu'un paragraphe sera imprimé uniquement si certaines prestations sont prises, avec certaines options.
