Le logiciel de gestion d'évènements Gipco permet de gérer les programmes scientifiques des congrès. Pour chaque programme, Gipco pourra gérer les demandes de communication scientifique de chaque chercheur (ou cardiologue, expert, etc.). Nous verrons également que ce logiciel peut se charger de l'impression des badges (badges simples comme à l'Apple Expo, ou documents comprenant de nombreux tickets, correspondants aux différentes conférences pour lesquels le participant est inscrit) et des attestations de formation.
Comment les règlements sont-ils gérés ?
De nombreuses situations sont gérées par Gipco, du règlement d'un seul évènement, au règlement, par exemple, de 50 000 euros ventilé sur 800 hébergements de participants. Il faut en effet être très précis pour détailler sur toutes les rooming-listes les montants exacts qui ont été versés (sachant que les règlements sont souvent effectués en plusieurs fois).
Gipco gère la notion d'intervention, à quoi correspond-elle ?
C'est très utile pour gérer par exemple les programmes scientifiques. Prenez un congrès qui réunit 15 000 personnes, dont 3 ou 4 000 chercheurs (ou cardiologues, experts, etc.) qui vont vouloir communiquer pendant ce congrès.
Il va falloir gérer toutes ces demandes de communication scientifique et faire des choix. Il faut savoir que beaucoup de gens vont insister pour parler pendant le congrès. Notre logiciel permet de gérer tout ce workflow ; les utilisateurs de Gipco pourront donc indiquer, pour chaque demande de communication, si c'est accepté, refusé, mis en seconde lecture, etc.
Au final, seules 300 ou 400 communications scientifiques auront été sélectionnées, et Gipco aura permis de gérer ce processus de sélection.
Gipco peut-il imprimer les badges des participants ?
Oui, des badges simples (comme à l'Apple Expo par exemple) ou même des feuilles d'inscriptions complètes. Par exemple, chaque participant pourra recevoir un document, sur lequel il trouvera des tickets correspondants aux participations auxquelles il y a souscrit. Des cases cochées lui indiqueront aussi les prestations auxquelles il a droit.
Gérez-vous les attestations de présence ?
Oui, et principalement les attestations de formation, c'est une demande importante de nos clients. Un participant d'un congrès retournant par exemple aux États-Unis ou en Australie pourra ainsi se faire rembourser sa participation, grâce à l'attestation reçue.
