MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Dans cette deuxième partie de l'interview de Jean-Pierre Saby, nous allons aborder le fonctionnement du logiciel EquaServices. Nous verrons ainsi que ce logiciel de gestion multiplateformes gère parfaitement toutes les problématiques de gestion de ressources et de personnel concernant la mise en place de contrats et la planification d'interventions sur sites. EquaServices intègre aussi un outil d'optimisation du planning des techniciens de l'entreprise afin d'obtenir une productivité optimum.

EquaServices intègre plusieurs outils de planification répondant chacun à une problématique particulière. Il y a tout d'abord la problématique de l'installation initiale (installation d'une chaudière, d'un réseau informatique, d'un appareillage de climatisation, d'alarme, de matériel frogorifique, etc.).

Celle-ci donne lieu à une planification sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. Il y a aussi la problématique de planification des visites périodiques. Ces visites (entretien, sécurité, changement de consommables, etc.) font généralement l'objet d'un contrat qu'EquaServices prend en compte.

Il peut par exemple y avoir de 0 à 12 visites périodiques annuelles.

Oui, c'est même un point important, puisqu'EquaServices pourra optimiser les tournées en fonction des secteurs géographiques et de l'activité.

Oui, en partageant toujours le même agenda, EquaServices gère la planification des dépannages. Dans cette problèmatique, il y a un degré d'urgence important et il faut pouvoir, généralement, intervenir rapidement.

EquaServices va prendre en compte cet élément et va essayer d'optimiser l'intervention de dépannage, grâce à des critères géographiques et humains. Le logiciel va bien sûr également vérifier s'il ne peut pas combiner l'intervention en dépannage avec, par exemple, une visite périodique qu'il y aurait à faire près du site à dépanner.

Non, c'est différent d'une gestion de projets. Nous avons plutôt un réservoir d'interventions à faire, interventions qui viennent soit de contrats, soit de demandes d'intervention, soit de commandes.

À partir de ces réservoirs, on affecte les interventions à des techniciens, internes ou externes à la société. Ensuite, il sera possible de consulter par exemple le planning de chaque technicien, ou à l'inverse de consulter le planning pour un client ou un site donné.

Lorsqu'il y a une nouvelle commande, un nouvelle installation à faire, la partie facturation et la partie planification sont séparées.

D'une part, on entre les informations liées à la commande : le nombre de jours de travail, éventuellement le matériel nécessaire, et d'autre part, on entre les interventions à prévoir, avec des fourchettes de dates, les besoins en techniciens, les compétences techniques nécessaires pour chaque intervention, etc.

À partir de là, c'est EquaServices qui va gérer les interventions. Il va donc essayer de les optimiser et de répartir les tâches au mieux entre les différents techniciens. Ces techniciens vont donc recevoir des demandes d'intervention, et selon leur réponse, le système va valider ou invalider l'intervention. Si le technicien ne peut pas faire l'intervention, le système va continuer à optimiser au mieux cette demande d'intervention pour trouver le technicien adéquat.

EquaServices a trois chaînes commerciales différentes : il a une chaîne commande -> facture, une chaîne contrat -> facture, et enfin une chaîne demande d'intervention, retour d'intervention -> facture.

Tout cela étant globalisé. Une facture peut donc avoir quatre sources différentes : une facture totalement libre, une facture suite à un contrat, une facture suite à une demande d'intervention, ou une facture suite à une commande. Evidemment, une seule facture peut réunir ces quatre sources.