Nous abordons aujourd'hui le module de comptabilité auxiliaire du logiciel EquaCompta. Comme nous le verrons, la comptabilité auxiliaire permet de gérer les règlements de tiers (clients, fournisseurs..) et leur suivi. Dans cet article, nous commençons à étudier les différentes méthodes de saisie de règlement proposées par EquaCompta. Ces différents écrans de saisie sont très simples d'emploi et sont étudiés pour que la saisie soit très rapide, même (et surtout) pour des non-comptables. Nous parlerons notamment de la méthode de saisie de règlements collectifs, qui permet de gérer automatiquement l'attribution d'un seul règlement à de multiples comptes.
Comment le module de comptabilité auxiliaire d'Equacompta est-il construit ?
La comptabilité auxiliaire permet de gérer tous les règlements des tiers, clients ou fournisseurs, et de gérer également tout le suivi des tiers.
La comptabilité auxiliaire d'EquaCompta est composée de deux parties.
La première est la partie client, dans laquelle on va retrouver quatre méthodes de saisie de règlement différentes, chacune correspondant à un besoin particulier.
Quelles sont ces différentes méthodes ?
Nous avons la saisie de base, c'est-à-dire la saisie de règlement, qui correspond à un écran dans lequel on va indiquer le règlement reçu et la facture à laquelle on le rattache. À partir de là, Equacompta va générer automatiquement le lettrage, partiel ou total, les écritures qui en résultent (écritures de centimes, d'escompte, ou de change), et bien sûr l'écriture comptable.
Le règlement ira automatiquement en banque ou en portefeuille, selon la méthode de gestion et le type de règlement : une traite ira en portefeuille, un virement ira directement en banque, etc.
Qu'apportent les autres méthodes de saisie de règlement ?
Les autres méthodes sont un peu plus poussées. Nous proposons par exemple la saisie de règlements collectifs, qui permet de gérer certaines problématiques, comme celle des centrales d'achat. Ces centrales doivent parfois affecter un règlement unique à de nombreux comptes.
Prenons par exemple un groupe comme Auchan. Il peut y avoir un compte comptable pour chaque magasin, mais le règlement reste effectué par la seule centrale d'achat du groupe.
Normalement, ça voudrait dire qu'il faudrait passer compte par compte, en passant le règlement correspondant à chaque magasin. Alors qu'avec notre méthode de saisie de règlements collectifs, on crée un compte consolidé pour l'ensemble du groupe, compte consolidé qui contient tous les comptes des magasins.
Dans l'écran de saisie de règlements collectifs, EquaCompta peut alors afficher toutes les factures non payées, de l'ensemble des magasins du groupe, même si chaque groupe a son propre compte comptable.
Il ne reste plus qu'à vérifier le bordereau de règlement de la centrale d'achat et à cliquer sur les factures correspondantes pour les solder.
On vérifie le montant du règlement, et on le modifie si nécessaire. À la validation, EquaCompta générera automatiquement les écritures pour chaque magasin, correspondantes en fait à un règlement unique de la centrale d'achat.
Pour résumer, notre méthode permet de gérer l'unicité du règlement sur la multiplicité des clients. Et cela, en seulement quatre clics de souris.
