MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

La version testée est la 10.1.2.

La période du bilan arrive ! :-( Les entreprises qui clôturent au 31 décembre n'ont plus que jusqu'au 2 mai 2009 pour envoyer leur liasse fiscale de l'année 2008 (pour les entreprises qui clôturent à une autre date, la liasse fiscale est à produire au plus tard 3 mois après la date de clôture).

Si vous voulez qu'un logiciel réalise pour vous et imprime la totalité de la liasse fiscale, il n'y a pas grand choix sur Mac... Sauf pour les professions libérales, où les logiciels de comptabilité libérale, comme Ciel Compta Libérale Mac, intègrent la liasse fiscale BNC.

Pour toutes les autres entreprises, ou pour les professions libérales recherchant un logiciel simple et spécialisé, il y a heureusement Cogilog Liasses (Ciel et Sage ne commercialisant plus leur logiciel de liasse fiscale sur Mac) !


Ce logiciel est à la fois simple et efficace, comme nous le verrons. Développé depuis plus de 10 ans exclusivement sur Mac par Cogilog, ce logiciel est régulièrement agréé par la Direction Générale des Finances Publiques.

La toute dernière version, 2009, est d'ailleurs elle aussi agréée par l'Administration fiscale, et permet de produire tous les documents fiscaux aux normes pour les exercices clôturés entre le 31 décembre 2008 (compris) et le 30 novembre 2009.

Le logiciel peut produire la liasse de quasiment n'importe quel type d'entreprise en France :

- Les entreprises au régime BNC (bénéfices non commerciaux : professions libérales), avec le formulaire 2035
- Les entreprises au régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux) réel ou simplifié : formulaires 2050 et 2033
- Les entreprises au régime BA (bénéfices agricoles) : formulaires 2144 et 2139
- Les groupes de sociétés (intégration fiscale)

il y même l'impôt sur le revenu (I.R.), et le relevé des frais généraux (formulaire 2067). Par contre, il n'y a pas les formulaires fiscaux pour les SCI.

La liasse fiscale peut être réalisée de deux façons différentes :

- Soit à partir d'une simple balance d'un logiciel de comptabilité (Sage, Ciel, Cogilog, etc.)
- Soit en remplissant directement la liasse à l'écran !

Prenant l'exemple d'une entreprise qui fait sa comptabilité sur un logiciel de compta. Une fois que la comptabilité de l'année fiscale est terminée, elle peut exporter sa balance dans Cogilog Liasses, et ce dernier produira automatiquement toute la liasse fiscale.

Nous avons fait un essai avec Ciel Compta Mac. La communication entre les deux logiciels est très simple. Dans Ciel Compta Mac, il suffit de cliquer sur le menu "Etat", puis "Balance", et enfin sur le bouton "Exporter". Vous choisissez le format "export balance" et le fichier est ainsi automatiquement généré.


Il ne reste plus qu'à l'intégrer dans Cogilog Liasses. Nous avons donné un exemple avec Ciel Compta Mac, mais en fait, le logiciel peut quasiment récupérer la balance de n'importe quel logiciel de compta, y compris un logiciel venant du monde Windows ou Linux !

Au pire, vous pouvez passer par un tableur de type Numbers ou Excel, voire la saisir directement dans le tableur, puis l'importer dans Cogilog Liasses. Voici un exemple de saisie dans un tableur qui pourra ensuite être très simplement récupéré dans Cogilog Liasses :


Cogilog Liasses vous permet aussi de saisir manuellement la balance dans le logiciel :


Bref, ce logiciel vous permet de saisir ou de récupérer les informations comptables de multiples façons.

Inutile de préciser que ce logiciel peut aussi communiquer directement avec Cogilog Compta et Immos. Dans ce cas, il n'y aura même pas d'importation à faire, tout est automatique !


Revenons à notre exemple de communication entre Ciel Compta Mac et Cogilog Liasses. Une fois le fichier de balance exporté, lancez Cogilog Liasses, cliquez sur le menu "Création", puis "Balance".

Cogilog affiche alors une balance vierge que vous pouvez remplir manuellement. Mais une icône "Importer" permet d'importer la balance de votre logiciel de comptabilité. Cliquez-la, puis sélectionnez votre balance.

Le logiciel vous indiquez alors s'il y a des anomalies détectées, puis importe la balance. Vous pouvez maintenant la visualiser à l'écran dans Cogilog Liasses.

Si la balance n'est pas équilibrée, Cogilog Liasses refusera de l'importer. S'il détecte des incohérences mineures, il vous préviendra mais pourra quand même l'importer.

Par contre, ces indications ne seront pas conservées et ne pourront pas être de nouveau consultées (sauf à réimporter la balance bien sûr), c'est dommage.


Si vous avez une multitude de comptes dans certaines classes, Cogilog Liasses vous permet de les regrouper facilement.

Notez sur la fenêtre ci-dessus l'icône "Affichez les O.D.". En cliquant sur cette icône, vous pourrez en effet saisir directement des O.D. si nécessaire, mais aussi des commentaires libres.

Attention, on pourrait croire que si on travaille avec Cogilog Compta, ces O.D. soient reportées dans le logiciel de comptabilité, mais ce n'est pas le cas ! C'est dommage, mais l'éditeur part du principe que si on travaille avec Cogilog Compta, les O.D. supplémentaires doivent bien sûr être saisies en compta. Comme il y a une relation directe entre Cogilog Compta et Cogilog Liasses, c'est très simple de mettre en suite la liasse à jour.

Une fois la balance importée, vous pouvez toujours la modifier. Il suffit de double-cliquer sur une ligne pour modifier le compte, l'intitulé ou un montant (le logiciel vérifie quand même que la balance est bien équilibrée une fois toutes les modifications effectuées).

Bien sûr, si vous importez la balance d'un logiciel de comptabilité, il n'est pas conseillé de modifier la balance importée, sous peine d'avoir des incohérences entre le logiciel de comptabilité et la liasse fiscale !

Il est à noter que l'importation de la liasse n'est pas définitive. Si Cogilog Liasses indique des erreurs, vous pouvez très bien les corriger dans votre logiciel de comptabilité et réimporter la balance dans le logiciel de Cogilog.

La nouvelle remplacera automatiquement l'ancienne balance. Si vous travaillez sur Cogilog Compta, il y aura juste à réactualiser la liasse pour que la liasse soit automatiquement synchronisée avec Cogilog Liasses :


Une fois la balance saisie ou importée, Cogilog Liasses a donc toutes les informations pour pouvoir travailler et générer la liasse fiscale.

Dans le  menu "Création", cliquez sur la ligne "Initialiser à partir des balances et O.D.". La liasse fiscale est ainsi automatiquement mise à jour et s'affiche (très rapidement) à l'écran.


Les chiffres en rouge indiquent des éléments repris de la balance (qui ne devraient en toute logique pas être modifiés), les chiffres en noir sont des montants calculés automatiquement et ne sont donc pas modifiables (totaux, etc.), et enfin, les chiffres en bleu sont généralement des montants déduits par le logiciel, mais dont il n'est pas sûr.

Par exemple, le nombre de salariés apparaît en bleu. Ce type de chiffre, comme on le devine dans cet exemple, doit être vérifié et éventuellement modifié. Ce sont souvent des informations non présentes en comptabilité.

Contrairement à d'autres logiciels du même type, Cogilog Liasses repose plus sur une logique de formulaires fiscaux que sur une logique de liasse. Il n'y a pas en effet un seul document à l'écran, multipage, qui intégrerait tous les formulaires fiscaux de la liasse. Chaque formulaire est affiché dans une fenêtre différente (mais on passe d'une fenêtre à l'autre très rapidement, grâce notamment à des raccourcis clavier).

Ça a le mérite de la simplicité (et de la rapidité d'affichage), mais dans certains cas, c'est peut-être moins productif, surtout pour les cabinets d'expertise-comptable.

La liasse s'affiche à l'écran telle qu'elle sera imprimée ! Vous pouvez vous déplacer facilement dans la liasse, de case en case, comme dans un tableur.

Il est important de faire un "contrôle de cohérence" (menu "Liasse") pour que le logiciel vérifie que tout semble bon.

Cogilog Liasses lance alors (très rapidement) plus de 150 contrôles et vérifications sur la liasse (par comparaison, il y en a moins d'une cinquantaine dans le logiciel de liasse d'EBP sur Windows), puis affiche le résultat dans une fenêtre :


Les vérifications indiquées avec une coche verte se sont bien déroulées. Celles indiquées avec un point d'exclamation rouge ont détecté des incohérences.

Dans la fenêtre de contrôle, l'intitulé de chaque contrôle est indiqué, ainsi que la définition de ce contrôle. Par exemple, pour le contrôle de cohérence "Créances : Autres immos financières", le logiciel indique que les montants des cases BH et UT doivent être parfaitement égaux.

Si ce n'est pas le cas, un point d'exclamation rouge sera alors affiché sur cette ligne de contrôle. Dans la colonne écart, le montant d'écart entre les deux cases sera indiqué.

Cela suffit généralement à détecter et à corriger le problème. D'autant que Cogilog a affiné et peaufiné ces contrôles toutes ces dix dernières années ! C'est donc assez efficace.

Un double-clic sur une de ces lignes de contrôle affiche automatiquement le formulaire concerné à l'écran. Par contre, il ne met pas en évidence la case concernée, il faut donc la rechercher et la trouver (grâce au numéro de case indiqué dans le contrôle).

C'est dommage que le logiciel ne mette pas en évidence cette case, d'autant que deux formulaires sont souvent concernés par le contrôle, et qu'il n'y a que le premier d'affiché ! Il faudra donc là aussi rechercher manuellement le formulaire.

Ce n'est pas très grave (d'autant que Sage/Ciel ne fait pas beaucoup mieux sur Windows, et qu'EBP fait moins bien...), mais pour les novices, ça aurait été pratique.

Cogilog ne laisse pas non plus la possibilité aux cabinets de concevoir leurs propres formules de contrôle de cohérence. Ce n'est pas très grave, puisque Cogilog suit de très près son système de contrôle, mais pour certains cabinets d'expertise comptable, ça manquera peut-être.

Ce qui est extraordinaire avec Cogilog, c'est toujours cette modernité dans ses fondements, notamment le fait que les données dans toutes les fenêtres ouvertes sont toujours mises à jour en temps réel !

Par exemple, dès que vous modifiez une donnée dans la liasse, la fenêtre de contrôle de cohérences est automatiquement mise à jour (avec de nouvelles indications si besoin). Ni Sage/Ciel, ni EBP, sur Windows, n'arrivent à faire ça.

Depuis 2006, la D.G.I. (Direction Générale des Impôts) a clarifié de nombreux ponts concernant le fonctionnement que doivent avoir les logiciels de facturation (de nombreux logiciels américains sont d'ailleurs catastrophiques sur ce point, nous en reparlerons), et de comptabilité (là aussi, sur Mac, y compris pour les logiciels français, peu de logiciels sont aux normes..).

Pour la liasse fiscale, peu d'indications, mais il faut apparemment, comme en compta, que toutes les données puissent être sauvegardées dans un format universel, lisible et ouvert (sans avoir besoin d'utiliser un logiciel propriétaire).

L'Administration précise que pour les données informatiques, une "sauvegarde" sur format papier (une impression, quoi) n'est pas légale.


Sur Mac en général, et avec Cogilog Liasses en particulier, tout peut être sauvegardé au format PDF, donc a priori pas de soucis (à part que c'est un format essentiellement de lecture, dans son format ouvert. Il n'est pas sûr que l'Administration ne demande pas un format non seulement ouvert, mais aussi exploitable par ses logiciels de traitement de données, l'Administration donne d'ailleurs comme exemple les formats TXT ou CSV. C'est à vérifier. Cela dit, Sage/Ciel et EBP, sur Windows, utilisent aussi le PDF pour sauvegarder la liasse, donc ça devrait être bon...).

Cogilog Liasses permet aussi d'exporter chaque liasse dans un fichier au format propriétaire, mais ouvrable dans un éditeur de texte. Cela dit, le fichier est peu lisible dans un éditeur de texte, je doute que cela suffise.

Il est quand même dommage que les éditeurs, sur Mac notamment, ne fournissent que très peu d'informations ou d'indications à leurs clients sur cette problématique !


J'ai vraiment l'impression que toute la filière rechigne à se mettre à jour, des éditeurs de logiciel (pressions de leurs clients, travail supplémentaire, etc.), aux professionnels de la comptabilité (difficile de changer ses habitudes de travail et de production), en passant bien sûr par nous, les utilisateurs finaux, qui n'aimons pas être ralentis par des contraintes administratives. Le problème est que c'est bien l'utilisateur final, l'entreprise, qui pourrait bien être le dindon de la farce en cas de contrôle fiscal !

Le problème est bien plus important avec les logiciels de facturation/comptabilité (nous en reparlerons), mais même pour la liasse, nous aurions aimé être mieux informé et guidé par l'éditeur !

Par exemple, Cogilog Liasses permet de sauvegarder la liasse fiscale au format PDF, mais il aurait vraiment été judicieux d'indiquer au client que ce n'est pas une option de confort, mais une obligation fiscale. Le logiciel devrait avertir l'utilisateur de manière claire et formelle qu'une fois la liasse envoyée à l'Administration, elle doit être sauvegardée, en lieu sûr, pendant au moins 3 ans, dans un format universel et ouvert. La "sauvegarde fiscale" devrait même être rendue obligatoire par le logiciel.

Autre exemple, lorsque l'on produit la liasse fiscale, le logiciel devrait indiquer très clairement (voire d'obliger, lorsqu'il s'agit de Cogilog Compta) qu'il est maintenant obligatoire de clôturer définitivement (et d'archiver dans un format ouvert là aussi...) la compta (écritures comptables, y compris les nouvelles O.D., etc.). Le logiciel devrait vérifier aussi la pleine cohérence de l'exercice N-1 en compta avec la production de la liasse de l'exercice N.

Cogilog pourrait d'ailleurs peut-être profiter de sa centralisation de données (entre ses logiciels) pour concevoir un petit module où seraient regroupées toutes les sauvegardes fiscales.

Il y a quand même, dans le pire des cas, un risque de rejet de comptabilité en cas de contrôle fiscal. Les premières années après ces nouvelles précisions de la D.G.I., il y avait une grande tolérance de l'Administration, mais nous sommes quand même maintenant en 2009, il ne faudrait quand même plus trop compter là-dessus... 

Une fois la liasse fiscale générée et contrôlée, il ne reste plus qu'à l'envoyer !

Vous avez deux solutions :

- Soit vous l'envoyez par courrier postal. Dans ce cas, vous avez juste à imprimer la liasse. Comme déjà indiqué, la liasse fiscale produite par Cogilog est agréée par l'Administration. D'ailleurs, le numéro d'agrément de Cogilog est lui aussi imprimé sur la liasse.

Ne vous inquiétez pas pour vos cartouches d'encres, même si la liasse est affichée avec un fond rose, l'imprimé sera fait en noir et blanc (l'agrément tient toujours).

A une époque, seules les liasses imprimées avec une imprimante laser étaient agréées par l'Administration. Cela tenait au fait que les drivers d'imprimante jet d'encre, sous Mac OS 9 et antérieurs, géraient pas ou mal certaines techniques, comme l'impression mélangée de caractères horizontaux et verticaux.

A l'heure de Mac OS X, tout cela est terminé, et vous pouvez très bien imprimer votre liasse fiscale aussi bien avec une imprimante laser qu'avec une imprimante jet d'encre.

Il aurait pu être intéressant d'avoir un petit module de "gestion documentaire", où on aurait pu indiquer, pour chaque liasse, la date d'envoi et le scan du recommandé avec A.R.

- Soit vous l'envoyez par internet grâce au procédé EDI-TDFC. Cette télédéclaration est elle aussi totalement aux normes. L'envoi est de plus très simple et sécurisé. Il est envoyé à l'Administration via un portail déclaratif.


En fait, avec Cogilog Liasses, vous n'aurez pas besoin d'aller sur ce portail, le logiciel envoyant directement les données au serveur sécurisé du portail.

Il faut tout de même auparavant s'inscrire sur l'un des portails EDI (de type www.jedeclare.com) et vous identifier dans le logiciel, mais c'est une opération à ne faire qu'une seule fois.

Cogilog permet aussi d'envoyer la liasse manuellement, par email, que ce soit au portail ou à d'autres destinataires (expert-comptable, etc.).

Un autre procédé de communication internet existe : EFI, mais il n'a jamais bien fonctionné sur Mac. De plus, il n'a pas d'intérêt concernant la liasse, fiscale, puisqu'il faudrait resaisir la liasse sur un site internet de l'Administration !


Dans la fenêtre des liasses fiscales, une colonne "Fichier EDI" indique la date d'envoi du fichier par EDI. Contrairement aux autres éditeurs, Cogilog ne fournit pas un module d'envoi EDI centralisé à tous ses logiciels (avec historique de tous les envois, etc.), ça pourrait être pratique, mais il faut dire que l'envoi EDI est très bien intégré à tous les logiciels Cogilog concernés, c'est un gros avantage aussi. 

Cogilog Liasses peut aussi générer deux types de documents. Principalement destinés aux experts-comptables, une plaquette de présentation des comptes et des documents juridiques peuvent être automatiquement générés.

La plaquette de présentation des comptes sera aussi appréciée des entreprises, elle est générée au format Excel et prête à être reliée ! Elle contient de nombreuses informations : outre bien sûr les résultats de l'entreprise, elle comporte des graphiques, les soldes intermédiaires de gestion, des ratios, des tableaux de financement, etc.


Les graphiques permettent d'étudier la répartition du bilan, du résultat, des produits, et des charges.

La plaquette de présentation des comptes est en fait un document Excel contenant plusieurs feuilles, la première étant réservée aux données récupérées de la liasse (par un simple "coller").


Elle peut être ouverte avec les versions suivantes : Excel X, Excel 2004, ou Excel 2008. On pourra même travailler avec Numbers ou OpenOffice.

Il aurait été pratique d'avoir un outil de création et de modification de plaquette intégré à Cogilog Liasses, mais il est vrai qu'un document Excel (ouvert) permet une grande souplesse de travail et de personnalisation. 

Une palette flottante avec tous les principaux champs et formules, autorisant le glisser-déposer dans les feuilles de la plaquette, aurait été utile aussi je trouve, même si toutes les données se trouvent dans la première feuille, et que les liaisons sont simples à faire.

Cogilog Liasses ne propose pas de système de "profil de liasses" pour les cabinets d'expertise-comptable, mais autorise les cabinets à définir leurs propres modèles de liasse dans Excel.

A l'origine, la plaquette de présentation des comptes est surtout destinée aux experts-comptables, qui peuvent ainsi présenter à leurs clients un dossier comptable complet, mais on trouve qu'il est aussi finalement très pratique pour les petites entreprises, qui pourront par exemple présenter à leur banquier, si elles ont besoin d'un découvert ou d'un crédit, un dossier de présentation financier de l'entreprise sérieux et efficace ! Pour un banquier, plus il y a de paperasse, plus il est excité ! ;-)


Cogilog Liasses peut aussi générer, toujours au format Excel, des documents juridiques : convocation des associés, procès verbal, rapport de gestion, etc.

Problème : là, il faut obligatoirement avoir les versions d'Excel X ou 2004, ces documents intégrant des macros qui ne sont pas disponibles dans la version 2008.


Les macros sont en effet nécessaires, puisque de nombreux documents dépendront de données dynamiques. Par exemple, il faut qu'Excel génère un nombre de convocations à l'assemblée dépendant du nombre d'actionnaires, etc.

Un logiciel comme OpenOffice sait maintenant, en théorie, gérer les macros Excel. Jusqu'à présent, ce n'était pas encore très probant... Mais c'est peut-être à essayer ?

CONCLUSION

Cogilog Liasses est un logiciel clair et efficace, très ouvert vers l'extérieur et d'autres logiciels.

Pionnier dans les logiciels de liasse fiscale WYSIWYG, il sera très utile aux experts-comptables (et aux entreprises qui ont un comptable en interne) qui trouveront là un logiciel de grande productivité et qui a fait ses preuves.

 Pour les petites entreprises, c'est toujours un peu plus délicat. Si vous avez une comptabilité très simple et que vous avez rigoureusement fait votre comptabilité, complètement, vous pouvez alors utiliser Cogilog Liasses pour produire la liasse fiscale.

La liasse fiscale ne sera pas entièrement générée. Il y a toujours des éléments extra-comptables à rentrer manuellement dans le logiciel : nombre de salariés, montant déclaré sur la DADS (paye), dividendes versés aux actionnaires (avec nom et adresse de chaque actionnaire), etc.

Mais c'est tout de même très pratique !

Cogilog met souvent en avant que son système de liasse est très rapide et très ergonomique. C'est vrai, mais soyons francs, tous les systèmes de liasse fiscale sérieux sont maintenant aussi rapides (il y a quand même peu de calculs !) et ergonomiques (la saisie dans la liasse à l'écran, telle qu'elle sera imprimée, est utilisée par quasiment tous les gros éditeurs de type Ciel ou EBP), ça fait longtemps qu'on n'utilise plus des logiciels de liasse faits sous Excel ! 

On l'a dit, Cogilog Liasses est clair et cohérent, c'est vraiment une grande force de la société Cogilog. Tous leurs logiciels sont sans fioritures, élégants, mais productifs avant tout. L'autre grande force de Cogilog est le savoir-faire technologique : Pas de bugs et un réel souci de finition et de qualité toujours présent. Le moins que l'on puisse dire est que c'est une qualité importante pour un éditeur de logiciel de gestion !

Au final, un beau logiciel, sans gros défauts et de qualité.

LES POINTS POSITIFS

- Le bon positionnement prix pour les petites entreprises
- L'agrément de l'Administration fiscale
- Le fait que le logiciel ait été entièrement refait lors du passage à Mac OS X, avec les outils natifs d'Apple
- Le suivi comptable et fiscal de Cogilog (mises à jour régulières, étude des nouvelles lois, etc.), très efficace et rassurant, de son logiciel 
- La clarté et la grande cohérence d'ensemble, habituelle chez Cogilog
- La très bonne intégration de Cogilog Liasses dans le reste de la gamme Cogilog
- Les guides d'explication électroniques (PDF), clairs et bien faits, didactiques surtout (ce n'est pas une simple liste technique et absconse de fonctions !)
- L'assistance gratuite de 3 mois (téléphone + email)
- Les mises à jour gratuites pendant 3 mois
- Le numéro de téléphone non surtaxé pour l'assistance téléphonique
- La très bonne qualité comptable, technique, d'amabilité, et d'écoute de Cogilog (assistance)
- Le module de sauvegarde automatique intégré
- Les fonctions d'organisation pour les cabinets d'expertise-comptable et la possibilité de travailler à l'extérieur du cabinet de façon sécurisée