MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Le logiciel Cogilog Gestion dispose d'une gestion complète des relances. Comme nous l'avons déjà vu, il est possible de régler le paramétrage des relances client par client. Aujourd'hui, nous allons étudier le processus d'envoi des lettres de relance. Celui-ci est bien fait et transparent puisqu'il est possible de suivre les clients relancés grâce (entre autres) à une fenêtre dédiée qui permet de suivre les mauvais payeurs en fonction du type de lettre de relance envoyé, du solde dû, de la date d'échéance, etc...

Le tableau de relances que nous avons vu précédemment permet donc d'envoyer différentes lettres de relance selon le retard de paiement du client. L'impression des lettres de relance se fait par niveau, si vous voulez donc imprimer la totalité des lettres de relance à faire, il faudra renouveler l'opération pour chaque niveau de relance.

Sélectionnez un niveau de relance (1, 2, 3 ou 4) en cliquant sur le bouton radio correspondant. Cogilog Gestion affiche alors toutes les factures à relancer pour ce niveau. Si vous cliquez maintenant sur "Imprimer les courriers de relance", le logiciel imprimera tous les courriers concernant ces factures.

Parmi les factures à relancer, s'il y en a une ou plusieurs que vous ne voulez pas relancer pour l'instant, il suffit de les cliquer pour le(s) sélectionner et de cliquer sur le bouton "Effacer". Elles disparaissent alors de la sélection, ce qui fait que lorsque vous cliquerez sur "Imprimer les courriers de relance" elles ne feront pas partie de l'impression.

Par contre, elles seront de nouveau proposées lorsque vous redemanderez une liste de factures à relancer. Le fait de les effacer dans le tableau de relance a pour seule incidence de ne pas être envoyées sur le moment.

Si le tableau de relances indique plusieurs factures pour un même client, Cogilog Gestion les regroupera sur une seule lettre de relance. Cogilog Gestion prend en compte également les paiements partiels, par conséquent à chaque fois qu'un règlement partiel est enregistré pour une facture, il est pris en compte dans la lettre de relance, celle-ci affichant pour chaque facture son montant et son solde dû.

Les logiciels Cogilog étant très bien intégrés à Mac OS X, lorsque vous demandez, via la fenêtre d'impression, un aperçu à l'écran, un envoi par mail, ou un envoi par fax, et que vous annulez ensuite l'aperçu ou l'envoi, Cogilog Gestion s'en aperçoit et vous demande si les factures qui étaient à imprimer doivent être conservées dans le tableau de relance ou tout de même être considérées comme étant relancées ce jour.

Par contre, la communication entre Mac OS X et Cogilog Gestion n'a pas l'air de fonctionner correctement à tous les coups, et il arrive parfois, apparemment, que Cogilog Gestion ne tienne pas compte de l'annulation de l'aperçu ou de l'envoi, sauf pour une annulation d'impression standard où là, Cogilog Gestion réagit, apparemment, à chaque fois correctement.

Mais de toute façon, la possibilité d'utiliser les fonctions d'envoi par fax ou mail de la fenêtre d'impression de Mac OS X est assez limitée puisqu'il faudra saisir manuellement l'adresse mail (ainsi que l'objet) ou le numéro de téléphone du ou des clients à relancer. Pour un seul client ce n'est pas grave, pour quelques dizaines ce n'est pas applicable.

C'est vrai que la lettre de relance est quelque chose d'un peu officiel et qu'il vaut toujours mieux l'envoyer par courrier postal. Mais de plus en plus, les entreprises, surtout pour les envois de premiers niveaux, utilisent le fax ou l'email pour leurs relances.

La gestion des relances est transparente et bien faite puisqu'avec la fenêtre "Relances en cours", accessible depuis le menu "Analyse", vous pouvez visualiser la liste des factures en cours de relance (quelque soit le niveau de relance). Cette fenêtre présente diverses informations pour chaque facture: numéro, date, date d'échéance, dernière date de relance, numéro et nom du client, solde restant dû, et le niveau de la dernière lettre de relance envoyée.

Grâce à cette dernière information, à la date d'échéance et à la date de dernière relance, vous pouvez facilement suivre les mauvais payeurs, d'autant que la liste peut être triée selon les dates de facture et d'échéance, le client, ou le solde dû. Il est par contre dommage de ne pas pouvoir trier la liste sur la date de relance. Cela aurait été pratique, notamment pour facilement repérer le dernier groupe de relances afin de l'annuler, en cas de bourrage de papier lors de l'impression par exemple.

Car c'est la particularité de cette fonction, il est possible de sélectionner une ou plusieurs factures de la liste, puis d'annuler la dernière relance effectuée sur ces factures. Par exemple les factures qui avaient été relancées avec une lettre de niveau 2 passeront en niveau 1, celles de niveau 3 en niveau 2, etc... Cela permet donc d'annuler la dernière opération de relance sur une ou plusieurs factures, c'est très pratique dans plusieurs cas (bourrage de papier, mauvaise impression, client important dont on ne veut pas pour l'instant lui envoyer une lettre plus pressante, etc..).

Comme dans le tableau de relance, il est possible ici aussi de double-cliquer sur une ligne de facture pour faire apparaître le détail de celle-ci.