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Dans cette deuxième partie du didacticiel sur les relances clients de Cogilog Gestion, nous allons commencer à étudier la fenêtre de relance. Nous verrons que celle-ci est bien pensée avec un tableau des factures à relancer classé par type de lettre de relance à envoyer. Le solde dû, l'échéance, ainsi que la date de la précédente relance sont indiqués clairement pour chaque facture. En double-cliquant sur n'importe-quelle facture, il est possible de la visualiser en détails, éventuellement la modifier et l'imprimer.



Comme nous l'avons vu, le système de relances clients de Cogilog Gestion est automatique et basé sur quatre niveaux de relance. En fonction des paramétrages indiqués dans la fiche client, une première lettre de relance sera envoyé un certain nombre de jours après la date d'échéance de la facture impayée.

Si cette facture est toujours impayée un certain nombre de jours (indiqué dans la fiche client) après la date d'envoi de la première lettre de relance, un second type de lettre (avec un texte généralement un peu plus pressant) sera proposé, et ainsi de suite jusqu'à la quatrième lettre de relance.

C'est un système classique qui a fait ses preuves. Le fait de pouvoir paramétrer le nombre de jours à attendre entre chaque envoi de lettre de relance est le gros point fort de cette fonctionnalité de Cogilog Gestion.

Même si ce paramétrage peut paraître évident, il est en fait assez rare dans la plupart des logiciels de gestion où l'on risque souvent, pour un même client, d'envoyer une lettre de relance à peine quelques jours après la précédente, du fait même de cette absence de paramétrage.


Le système de niveau de relance est efficace mais a quand même certains inconvénients. Le premier d'entre eux étant qu'il est assez rigide. Certes, c'est son rôle et on ne peut que difficilement transiger avec les impayés; mais on aurait aimé pouvoir par exemple attribuer par défaut un texte de relance à certains clients, comme c'est possible de le faire pour les factures, bons de commande, etc.. Il est en effet parfois difficile d'envoyer une lettre de relance lambda à certains gros clients, clients historiques ou clients sensibles.

Pour lancer la fonction Relances Clients de Cogilog Gestion, cliquez sur le menu Exploitation puis sur Relances Clients. Dans la fenêtre qui apparaît, vous pouvez voir quatre options (quatre "boutons radio") qui vous permettent d'afficher les clients à relancer selon la lettre à envoyer: Relance 1, Relance 2, Relance 3 et Relance 4.

Par défaut, "Relance 1" est sélectionné, c'est à dire que tous les clients qui apparaissent dans le tableau doivent être relancés avec la lettre de niveau 1 (niveau 1 voulant dire qu'aucune lettre de relance n'a pour l'instant été envoyée).

Si vous cliquez sur le bouton "Relance 2", vous obtiendrez la même chose mais pour les lettres de niveau 2, et ainsi de suite..

Ce tableau permet donc de voir rapidement tous les clients qui sont à relancer en fonction des paramètres indiqués dans leurs fiches respectives. Attention, ce n'est donc pas la liste des clients en retard de paiement, mais uniquement une liste de clients à relancer.

Il y a une différence importante, parce-que si par exemple vous venez de relancer un client avec une lettre de niveau 1, ce client n'apparaîtra plus dans la fenêtre jusqu'au jour où il faudra lui envoyer une lettre de niveau 2.

Pour chaque niveau de relance, vous pouvez donc voir tous les clients qui sont à relancer, avec pour chacun d'entre eux le montant de chaque facture et surtout le solde dû de chaque facture (les factures pouvant avoir été réglées partiellement). L'échéance de chaque facture ainsi que sa dernière date de relance (s'il y en a eu) sont également indiquées.

La liste est obligatoirement triée sur le code client. En double-cliquant sur n'importe quelle facture, vous pourrez voir (et même modifier!) son détail.