MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Dans toute bonne comptabilité, vous avez besoin de vérifier que les règlements effectués ou reçus correspondent bien aux factures clients ou fournisseurs. C'est indispensable pour pouvoir connaître en fin d'exercice (année comptable) vos dettes (ce que vous devez à vos fournisseurs à la date du bilan) et vos créances (ce que les clients vous doivent à la date du bilan). Ce rapprochement d'écritures comptables s'appelle le lettrage. Il consiste à attribuer une même lettre d'identification à toutes les écritures de vente ou d'achat d'un côté, et de l'autre aux écritures de règlement leur correspondant pour un même montant. Les écritures non lettrées au moment du bilan correspondront donc généralement à vos dettes et vos créances.

Que ce soit pour le lettrage manuel ou automatique, la procédure est la même. Vous choisissez un compte (client, fournisseur, etc..) et cliquez sur "lettrage" pour commencer les opérations. Pour le lettrage automatique, il faut ensuite cliquer sur "lettrage automatique". Concernant le lettrage automatique, vous pouvez lancer cette fonction sur plusieurs comptes à la fois en passant par le menu "Compte - Lettrage automatique".

Le lettrage manuel est tout à fait classique : vous choisissez un compte, généralement un compte d'achat ou de vente, mais ça peut être aussi un compte de salarié par exemple. Toutes les écritures concernant ce compte s'affichent alors. Si c'est un compte fournisseur, vous verrez toutes les factures de ce fournisseur s'afficher ainsi que les règlements faits à celui-ci. Il ne reste plus qu'à trouver la facture X et son (ou ses) règlement correspondant, pour cela cliquez sur "Lettrage", les écritures uniquement non lettrées s'affichent, cliquez alors sur les lignes à lettrer (dans la colonne "•"). Le solde lettré indiqué en bas de fenêtre doit être alors de zéro, ce qui veut dire que les factures et les règlements sélectionnés se correspondent bien au niveau du montant. Il n'y a plus qu'à cliquer sur "enregistrer" ou "terminer lettrage" si vous n'avez plus d'autre lettrage à effectuer, Cogilog Compta vous propose alors un code-lettre (par ex AA) qui sera attribué à ces écritures, ces écritures sont donc maintenant, en quelque sorte, liées par ce code. Tous les lettrages que vous ferez dans la foulée se verront attribuer un code-lettre automatiquement (dans la suite logique du premier, dans notre exemple, AB, AC,etc..), mais en vous demandant à chaque fois une confirmation, il faut juste dans ce cas cliquer sur "Enregistrer" ou appuyer sur "Entrée", c'est rapide mais un peu inutile. Il aurait été peut-être préférable qu'un code-lettre soit attribué automatiquement, quitte à pouvoir le modifier si besoin après-coup (puisque ce cas est bien plus rare, généralement un nouveau code attribué d'office fait très bien l'affaire). Une fois les écritures lettrées, elles disparaissent automatiquement de l'affichage pour vous permettre de vous occuper des écritures non lettrées restantes. Un menu très utile vous permet de visualiser uniquement les écritures non encore lettrées, les écritures lettrées ou toutes les écritures.

Cogilog Compta comprend une fonctionnalité de pré-lettrage intéressante. Prenez l'exemple d'une facture client de 1000 euros, votre client ne vous a réglé pour le moment que 300 euros mais on peut d'ores et déjà pré-lettrer ces deux écritures en attendant le (ou les) réglement final. Dans ce cas, le code de lettrage apparaitra en rouge dans la fenêtre vous signifiant que le lettrage de ces écritures n'est pas terminé.

Il n'y a par contre apparemment pas de possibilité de générer une écriture de régularisation automatiquement en cas de lettrage déséquilibré. Si par exemple, vous faites une facture à un client de 500,30 euros et que celui-ci ne vous règle que 500 euros, il aurait été pratique que Cogilog Compta puisse générer une écriture de régularisation de 30 centimes pour que le lettrage de cette facture soit effectif.

Lorsque vous avez des comptes importants avec beaucoup de lignes d'écritures, vous pouvez faire des recherches d'écritures par montant (avec une marge d'erreur, par exemple vous pouvez chercher une écriture de 100 euros à plus ou moins 5 euros près). Vous pouvez faire la recherche sur le crédit, le débit ou les deux colonnes. Il est possible de signifier également l'ordre chronologique de la recherche (par exemple, faire une recherche d'écriture en commençant par les écritures les plus récentes ou les plus anciennes). Au final, la fonction de recherche par montant est très pratique.

Outre le lettrage manuel, le logiciel de Cogilog vous propose également une fonction de lettrage automatique. Le lettrage automatique peut se faire par numéro de pièce ou par montant.
Le lettrage par numéro de pièce est le plus simple. Lorsque vous saisissez vos écritures, vous avez la possibilité de remplir un champ "numéro de pièce". Par exemple, vous faites une facture à un client, et vous enregistrez cette facture sous le numéro "00035". Lorsque vous enregistrez ensuite le règlement du client, vous avez la possibilité de notifier que ce règlement a été fait pour la pièce "00035". Si vous demandez un lettrage automatique par pièce à Cogilog Compta, le rappochement sera donc très simple. Dans notre exemple, le logiciel de comptabilité de Cogilog appliquera le même code de lettrage à toutes les écritures (il peut y avoir plusieurs règlements) portant le numéro de pièce "00035" et s'équilibrant (le montant, pour cette pièce, de toutes les écritures de règlement/encaissement doit correspondre exactement au montant de toutes les écritures d'achat/vente, toujours pour la même pièce bien sûr). Vous avez même la possibilité d'effectuer automatiquement un pré-lettrage si les écritures ne s'équilibrent pas (même principe qu'en lettrage manuel, voir plus haut).
Comme pour le lettrage manuel, il n'y a pas ici de possibilité de générer automatiquement une écriture de régularisation en cas de lettrage déséquilibré de faible valeur (erreur de quelques centimes par exemple).
Le lettrage automatique peut se faire également par montant (en pratique ce type de lettrage automatique est bien plus utilisé que le lettrage par pièce). C'est un lettrage plus sensible que le précédent. Cogilog Compta vous permet de paramétrer la "profondeur" de recherche (en nombre de lignes). Par exemple, si vos clients vous payent en maximum 3 règlements, vous pouvez limiter la profondeur de recherche à ce niveau. En général, on limite la profondeur à 3 ou 4 lignes, mais tout dépend de votre activité. Plus la profondeur indiquée sera importante, plus la recherche sera longue (c'est vraiment exponentiel) et plus le risque d'erreur sera important. Il faut donc manipuler cette fonction avec précaution. Cogilog Compta commencera par les combinaisons qui comportent le moins de lignes et finira son analyse par les combinaisons les plus complexes. Si vous lancez une opération de lettrage automatique par montant sur beaucoup de lignes et avec une profondeur importante, Cogilog Compta effectue l'opération tout en vous permettant de continuer à utiliser les autres fonctions du logiciel (il travaille donc en tâche de fond).

Le délettrage se fait très simplement, soit par la fenêtre de lettrage automatique (tout délettrer !) soit manuellement ligne par ligne en utilisant la fonction "lettrage", il suffit alors de recliquer sur les lettrages déjà effectués pour les annuler.