MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

Ciel Compta Mac propose un lettrage assez complet. Rappelons que le lettrage est une des fonctions les plus importantes d'un logiciel de comptabilité comme Ciel Compta Mac. Il permet de mettre en relation vos dépenses et recettes avec vos factures clients et fournisseurs. Cela, afin de vérifier les factures réglées et celles qui ne le sont pas ou partiellement. C'est donc une fonctionnalité très importante qui vous permet de suivre vos dettes et créances. Ciel Compta Mac permet un lettrage manuel ou automatique, sur un ou plusieurs comptes, voire sur une classe complète de comptes.
Pour accèder à la fonction de lettrage de Ciel Compta Mac, il faut ouvrir la fenêtre d'Interrogation des comptes (menu "compta" puis "interrogation"). Il faut alors choisir un compte à lettrer (notez que le dernier compte utilisé s'affiche automatiquement, pratique!). Pour cela, Ciel Compta Mac vous offre plusieurs possibilités : saisir directement le numéro de compte, saisir le ou les premiers chiffres du compte pour que la liste des comptes commençant par ces caractères apparaisse, appeler la liste des comptes (vous pourrez ensuite demander uniquement l'affichage d'un type de comptes : clients, fournisseurs, etc..), cliquer sur le menu local qui affiche ainsi tous les derniers comptes utilisés (pratique) ou enfin cliquer directement sur une des cases affichant les principaux comptes (personnalisable).

Une fois le compte affiché, Ciel Compta Mac permet également une navigation dans les comptes adjacents au moyen de cases fléchées. Cela peut être judicieux de naviguer rapidement dans les différents comptes comptables des clients par exemple (les écritures correspondantes s'affichent à chaque fois instantanément).


Plusieurs onglets sont disponibles dans cette fenêtre de Ciel Compta Mac : Consultation, pointage, rapprochement bancaire, lettrage et révision. Cliquez bien sûr sur l'onglet "Lettrage". Les écritures du compte apparaîssent, en bleu les écritures non lettrées, en rouge celles déjà lettrées (les couleurs sont paramétrables); dans ce dernier cas, sont visibles également le code et la date de lettrage. Vous pouvez limiter les écritures à une période donnée (par exemple de novembre 2004 à février 2005) et/ou à un filtre précis. Un filtre est une sélection d'écritures en fonction d'une ou plusieurs conditions (exemple: tous les écritures dont le libellé contient "filiale Boucha"), c'est une fonctionnalité puissante; chaque filtre peut être enregistré pour être réutilisé par la suite. Enfin, vous pouvez demander uniquement les écritures lettrées, non lettrées ou les deux.

Lors de la saisie des écritures dans Ciel Compta Mac, si vous aviez renseigné le champ Mode de paiement, celui-ci (chèque, traite, etc..) sera alors indiqué dans une colonne de la fenêtre, ce qui peut vous aider lors du lettrage.

Le lettrage manuel dans Ciel Compta Mac s'effectue simplement. Vous cliquez sur "début lettrage", seules les écritures non lettrées apparaissent (mais vous pouvez demander à voir également les écritures lettrées), le curseur prend la forme d'une "main" et il ne vous reste plus qu'à cliquer sur les écritures que vous voulez lettrer. A chaque fois que vous cliquez sur une écriture pour la lettrer, vous entendez un son particulier, la ligne passe en rouge et un code de lettrage (non modifiable) est attribué automatiquement. Si vous cliquez sur une ligne déjà lettrée, pour la délettrer, vous entendez un autre type de son et la ligne passe en bleu. (les sons peuvent être retirés lors des paramétrages).

Une option intelligente de Ciel Compta Mac permet de trier les écritures par montant (qu'elles soient en débit ou crédit), on aura ainsi une facture Dubois de 500 euros juste au-dessus d'un règlement Dubois d'un montant identique, même si les deux écritures sont séparées de 30 jours d'écritures diverses.

Vous pouvez aussi, directement à partir de la fenêtre de lettrage, modifier une écriture en cliquant sur le bouton "modifier" lorsqu'une écriture est sélectionnée.

A chaque fois que vous cliquez sur une écriture pour la lettrer, les totaux des débits et crédits des ecritures en cours de lettrage sont modifiés en bas de fenêtre. Si un solde (débit différent du crédit) apparaît, c'est que votre lettrage n'est pas équilibré (il vous manque un règlement par exemple) et vous ne pourrez donc pas le valider. Si le solde est nul, un bouton "valider" apparaît, vous n'avez plus qu'à cliquer dessus pour enregistrer votre lettrage.

Il est dommage que Ciel Compta Mac n'autorise pas le lettrage d'écritures déséquilibrées avec une génération automatique d'une écriture de régularisation. On peut on effet se rendre compte par exemple, au moment du lettrage, qu'un client a réglé la somme de 500 euros alors que sa facture était de 499,78 euros, il aurait été souhaitable de pouvoir alors faire une régularisation (automatique) au moment du lettrage entre la facture et son règlement.

Vous pouvez, en une seule passe, lettrer autant d'écritures que vous le souhaitez. Il est possible d'ailleurs de sélectionner d'un coup plusieurs écritures et de les lettrer d'un seul clic. A partir du moment qu'à la fin de votre sélection, le solde soit nul, Ciel Compta Mac attribuera un code de lettrage unique à toute votre sélection. Si vous voulez lettrer plusieurs groupes d'écritures mais que vous désirez que chaque groupe ait son propre code de lettrage, vous devrez, après chaque groupe, le valider, puis cliquer sur "début lettrage" pour continuer à lettrer avec un code de lettrage différent.

Il aurait été intéressant d'avoir dans Ciel Compta une option pour que lors d'un lettrage de plusieurs groupes d'écritures, un code de lettrage différent soit automatiquement attribué à chaque fois que le solde devient nul. On aurait eu alors plus qu'à valider une seule fois.

Pour délettrer manuellement certaines écritures, il faut cliquer sur "début lettrage", cliquer sur les écritures lettrées (qui sont rouges), elles sont alors délettrées et passent en bleu. Il ne reste plus qu'à valider. Comme les écritures lettrées ne sont pas modifiables, cette opération peut être utile pour pouvoir, si besoin, les modifier.

Dans Ciel Compta Mac, vous pouvez effectuer un lettrage automatique sur un ou plusieurs comptes. Pour un lettrage automatique sur un seul compte, il suffit de cliquer sur le bouton "lettrage automatique", une fenêtre vous propose alors un faire un lettrage ou un délettrage.

Si vous choisissez l'option "lettrage", vous pouvez ensuite sélectionner d'un coup la totalité du compte ou seulement les lignes d'écritures sélectionnées auparavant. Dans Ciel Compta Mac, le lettrage peut se faire par montant ou numéro de pièce.

Par montant, Ciel Compta Mac va essayer de trouver tous les règlements (jusqu'à 20) qui peuvent correspondre à chaque facture non encore lettrée. Un menu permet de paramétrer la profondeur de recherche (pour une facture donnée, un paramétrage de "1" fera que Ciel Compta Mac cherchera un seul règlement correspondant, un paramétrage de "2" fera que le logiciel cherchera une combinaison de deux règlements non encore lettrés dont le total correspondrait au montant de la facture, etc...). Il faut faire très attention avec ce type de fonction, plus vous augmentez la profondeur de recherche (plus de 4 parait peu raisonnable en général), plus les calculs seront longs et plus le taux d'erreur pourra être important. Il est dommage qu'il n'y ait pas, là aussi, de possibilité de lettrer des écritures déséquillibrées (erreur de quelques centimes par exemple) avec la génération automatique d'une écriture de régularisation.

Une option est disponible pour lettrer automatiquement (avec un code de lettrage unique) toutes les écritures trouvées.

Le lettrage automatique de Ciel Compta Mac vous permet également de lettrer automatiquement vos écritures, "par Pièce", c'est à dire que si, lors de la saisie de vos écritures, vous avez indiqué à chaque fois le numéro de pièce, Ciel Compta Mac cherchera toutes les écritures avec un numéro de pièce indentique (un numéro de facture par exemple), si elles s'équilibrent, elles seront alors automatiquement lettrées.

Il y a aussi une possibilité de délettrage automatique, Ciel Compta Mac peut délettrer toutes les écritures d'un compte ou seulement un groupe d'écritures sélectionné. Il peut également délettrer toutes les écritures correspondantes à un code lettrage donné, ou encore délettrer automatiquement toutes les écritures léttrées un jour donné.

Pour le lettrage automatique de plusieurs comptes simultanément, il faut passer par le plan comptable de Ciel Compta Mac (menu "compta" puis "plan comptable"). Là, vous pouvez sélectionner tous les comptes que vous désirez dans le plan comptable, puis cliquer sur le menu "Options : lettrage automatique". Une fenêtre de paramétrage, identique à celle décrite précédemment, vous permet alors de sélectionner diverses préférences (lettrage par pièce, montant, etc..). La seule différence est que vous pouvez demander un lettrage sur tous les comptes sélectionnés ou simplement tous les comptes clients et/ou tous les comptes fournisseurs et/ou tous les autres tiers.