Dans cette dernière partie du didacticiel sur le rapprochement bancaire et le pointage de Ciel Compta Mac, nous abordons les fonctionnalités d'impression des rapprochements bancaires. Ciel Compta Mac permet en effet de réimprimer tous les rapprochements bancaires déjà enregistrés. Nous verrons également que d'autres états, statistiques et graphiques sont disponibles à partir des écritures bancaires. Enfin, nous parlerons de la fonctionnalité de récupération automatique des écritures bancaires via l'émulateur minitel Ciel, malheureusement disponible uniquement sous Mac OS 9.
Ciel Compta Mac vous permet d'imprimer (ou réimprimer) n'importe quel rapprochement bancaire (relevé) enregistré. Pour cela, Ciel Compta vous propose deux fonctionnalités que vous trouverez dans le menu "Options".
La première, "imprimer le rapprochement", vous permet d'imprimer le rapprochement bancaire tel qu'il a été saisi. Cet état doit donc correspondre parfaitement au relevé bancaire physique de votre banque. Si ce n'est pas le cas, c'est à dire s'il y a une ou plusieurs erreurs, Ciel Compta Mac indiquera en rouge, en bas de l'état, la différence (l'écart) entre le solde du relevé et le solde de votre rapprochement bancaire.
Lorsque vous cliquez sur "Menu" puis sur "Imprimer le rapprochement", Ciel Compta Mac affiche toute la liste de vos rapprochements bancaires. Vous pourrez alors choisir le rapprochement à imprimer puis cliquer sur "Aperçu" pour visualiser l'état à l'écran (l'affichage est très rapide) ou "Imprimer" pour éditer l'état.
Rappelons que sous Mac OS X (Ciel Compta Mac est une application Carbon et fonctionne donc aussi sous Mac OS 9 pour les nostalgiques, ..et le Ciel Compta Windows actuel est une reprise de Ciel Compta Mac !), à partir de la fenêtre d'impression, vous pouvez exporter votre état en PDF, l'envoyer par fax ou par email. Vous pouvez même le crypter et surtout (à partir du bouton "Aperçu") l'annoter! L'air de rien, cette fonction d'annotation (disponible pour toutes les applications d'OS X 4 Tiger) est extrêmement utile.
Vous pouvez ainsi en quelques secondes afficher votre état, entourer en rouge les informations importantes, ajouter un petit texte d'explication, et le faxer ou l'emailer immédiatement à votre expert-comptable, banquier, client, ou fournisseur!
Revenons à Ciel Compta Mac et à la deuxième fonctionnalité d'impression. Celle-ci se trouve toujours dans le menu "Options" et se nomme "Etat de rapprochement". Cet état est très proche de celui que l'on vient de voir, à ceci près que plutôt que de montrer les écritures pointées lors du rapprochement, il affiche au contraire toutes les écritures non pointées au moment de ce rapprochement (et pour la période considérée), c'est ce que l'on appelle un "état de rapprochement".
Si c'est votre dernier rapprochement, cela vous permet de voir, entre autres, tous les règlements, émis ou attendus, qui ne sont pas encore passer en banque.
Les états de rapprochements prennent en compte les modifications éventuelles faites en pointage manuel, c'est important de le préciser.
Une autre fonctionnalité du menu "Options", appelée "Statistiques", vous permet également d'obtenir différents états et graphiques sur vos rapprochements bancaires et pointages.
Lorsque vous cliquez sur l'item "Statistiques", Ciel Compta Mac vous propose diverses statistiques: "Analytique par mois", "Cumuls crédit par mois", "Cumuls débit par mois", "Cumuls solde par mois".
Notez que ces statistiques tiennent compte de vos sélections dans le rapprochement: la période de dates, les écritures non pointées, pointées ou les deux, plus éventuellement un filtre sélectionné.
A partir de là, la statistique prendra en compte toutes les écritures correspondantes à vos paramétrages. Mieux, vous pourrez même sélectionner, si nécessaire, manuellement (une à une ou par groupe) les écritures en prendre en compte dans la statistique.
Un exemple de statistique type est un tableau ou un graphique de l'évolution de votre solde bancaire sur l'année. Ce sont des graphiques imprimables qui peuvent par exemple être inclus dans un dossier de présentation de la société.
Toutes les statistiques citées peuvent être visualisées sous forme de tableaux de données ou de graphiques. Dans les deux cas, vous pouvez les imprimer (et envoyer par mail, fax, etc..) ou les exporter sous forme de fichier texte (pour les tableaux), totalement exploitables sous Excel, AppleWorks ou Filemaker par exemple.
Dans le cas des tableaux de données, les données sont même éditables! exactement comme dans un tableur. Vous pouvez donc, si nécessaire, modifier les données, et obtenir les graphiques, fichiers textes ou états correspondants.
Pour finir, deux fonctionnalités que nous n'avons pas aborder: la première est le dépointage de tout un compte. Vous pouvez le faire à partir d'une séance de pointage ou de rapprochement bancaire en passant par le menu "Options".
La deuxième est une fonctionnalité intéressante mais malheureusement plus disponible sous Mac OS X, c'est la capture minitel des écritures bancaires. Cette fonctionnalité (toujours disponible dans la version OS 9) permettait, à partir de la consultation de son compte en banque via l'émulateur minitel de Ciel Mac, de récupérer automatiquement toutes les écritures bancaires.
L'émulateur minitel de Ciel Mac est très puissant, et grâce à des scripts il peut être entièrement automatisé. Ciel Compta Mac dispose ensuite de fonctionnalités permettant de "nettoyer" les écritures récupérées et d'effectuer un pointage automatique en comparant les écritures récupérées et celles déjà enregistrées dans votre logiciel.
Il ne reste plus qu'à espérer que Ciel implémente de nouveau cette fonctionnalité, bien sûr cette fois-ci à partir d'une consultation des comptes sur internet.
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