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Nous retrouvons aujourd'hui Régis Cottinet avec lequel nous continuons à parler de la gestion des agences de communication. BillJobs dispose de fonctionnalités complètes pour gérer le temps passé sur les affaires, mais nous allons voir que si la gestion des temps passés peut être très importante dans certaines agences, c'est une notion encore culturellement peu ancrée dans le monde de la communication. Pour finir, nous verrons également qu'il est possible avec BillJobs, de travailler à partir de postes distants.


On a parlé du planning de Billjobs, vous gérez également le temps passé des collaborateurs de l'agence?

Oui, bien sûr. La difficulté du temps passé n'est pas de le saisir mais que les personnes veulent bien le faire! Il y a des agences qui vont le faire sans problème, pour qui l'achat de Billjobs a même été souvent décidé parce-qu'il y a cette possibilité de saisir les temps passés sur les dossiers.

Mais il y a aussi des agences qui ont un discours diamétralement opposé: il est hors de question pour eux de saisir le temps passé! Les fonctions existent dans le logiciel et elles sont très simples à utiliser, mais la notion du temps passé est une notion culturelle dans le monde de la communication.

Pour l'avoir vécu en agence en tant que contrôleur de gestion il y a quelques années, je sais quelle est la difficulté que l'on a à récupérer les feuilles de temps des uns et des autres, tout simplement parce-que ce n'est pas culturel dans ce milieu, ou plutôt ça ne l'était pas.

Les agences de com évoluent sur ce sujet?

Les agences sont de plus en plus raisonnables, sont de plus en plus réalistes au niveau de l'économie, et pour beaucoup elles commencent à se rendre compte de l'intérêt qu'il y a à identifier les temps passés en affaires.

C'est de plus en plus vrai selon les métiers. Les agences de com qui font beaucoup de travail en interne vont évidemment être plus intéressées à saisir le temps passé si 80 à 90% de leur facturation correspond à des travaux qu'elles font en interne.

Des agences plus traditionnelles où il y a 60 à 70% du travail qui est fait à l'extérieur vont avoir un peu plus de mal à saisir les temps passés.

Il y a d'autres éléments qui jouent en la faveur de la gestion du temps passé?

Comme pour toutes les méthodes de travail, pour qu'elles fonctionnent il faut déjà qu'il y ait une vraie motivation au niveau de la direction, pour que les collaborateurs suivent cette ligne de conduite. Si le patron lui-même n'est pas motivé pour gérer les temps passés, même si certains membres de l'agence tiendront à les saisir, ils arrêteront rapidement s'ils se rendent compte que leurs informations ne sont pas lues.

Quelle est la principale caractéristique de BillJobs?

Billjobs est fait pour gagner du temps un peu partout, sur des taches administratives qui agacent un peu tout le monde. Les commerciaux en agence n'ont pas de temps à perdre avec l'administratif, et pour autant on leur demande d'être responsable de la vie de leurs dossiers.

Il faut donc qu'on leur apporte un outil qui leur permette de gérer leurs dossiers le plus facilement possible, sans réduire le temps qu'ils doivent passer avec leurs clients.

A partir de BillJobs, les commerciaux peuvent travailler à distance? par exemple de chez leurs clients ou leur domicile?

Oui, on peut travailler à distance. Mais personnellement je n'ai pas encore vu de client qui utilisait cette possibilité. Par contre je l'ai fait déjà moi-même chez un client, j'étais dans le sud de la France, et après avoir animé une réunion pour le syndicat UCC, une personne présente lors de la réunion m'a demandé de lui faire une proposition le plus rapidement possible.

Je n'ai eu qu'à me connecter sur mon serveur, de l'agence où j'étais, pour faire mon devis et lui communiquer immédiatement.