Comme nous l'explique Régis Cottinet, le temps imparti pour la réalisation d'un dossier s'est considérablement réduit ces dernières années. Les agences de communication ont des marges beaucoup plus faibles qu'auparavant et le suivi financier des dossiers doit être beaucoup plus rigoureux. Régis Cottinet nous présente les solutions apportées dans ce domaine par BillJobs qui permettent de constater très rapidement les dérapages de budget et les écarts constatés par rapport à ce qui avait été devisé.
Comme on l'a vu, un des intérêts majeurs de BillJobs est d'apporter à l'agence de com une visibilité importante sur leurs dossiers, que ce soit au niveau financier, technique ou temporel?
Oui, la rigueur de gestion d'un dossier est vraiment une des principales problématiques des agences.
Déjà pour une agence de com, obtenir des budgets est assez difficile! Les clients discutent énormément leurs devis, les grosses marges que l'on avait dans ce secteur il y a quelques années c'est fini.
Il y a 15 ou 20 ans, 15 jours / 3 semaines, c'était le temps de réalisation d'un brief pour faire une opération. Maintenant, 15 jours / 3 semaines, c'est le temps qu'il faut pour pratiquement réaliser un document, l'imprimer, et le livrer chez le client.
Comme vous le voyez, la différence est phénoménale, il y a un temps qui s'est considérablement réduit pour la réalisation d'un travail car les clients discutent en permanence les honoraires et les devis de réalisation de travaux.
Il faut donc faire en sorte que l'on puisse être capable dans un temps très court, que l'on s'est imposé vis-à-vis du devis, de tenir les engagements et le budget. Car au moindre dérapage, il faudra réagir vite, voire peut-être faire accepter au client une augmentation de budget.
Quelle solution apporte BillJobs?
Avec BillJobs, on va être capable de voir très vite les petites dépenses que l'on avait pas l'habitude de voir, parce-que quand tout va très vite on va à l'essentiel, il y a beaucoup de dépenses annexes que l'on évalue mal sur le moment.
Ce sont souvent des dépenses qui n'avaient pas été prévues mais qui ont dû être ajoutées en cours de travaux. Cela peut être des livraisons, des corrections d'auteur, des frais de coursiers, etc... des tas de dépenses qui passent à l'as très souvent. Avec BillJobs, on va les voir immédiatement et cela va nous permettre de réagir.
BillJobs permet donc une réactivité immédiate sur les écarts de budget?
Oui, le but est là, réagir sur les écarts pour ne pas les subir.
Donc lorsque l'on va voir ces écarts, car on va les voir tout de suite avec BillJobs, on peut, soit les offrir au client, en les indiquant même par exemple sur la facture (corrections d'auteurs offertes, etc..) et en les valorisant, ce dernier point étant important; soit les refacturer si bien sûr le client l'accepte.
Si je vous suis bien, BillJobs permet donc de comparer constamment ce qui a était budgétisé et devisé avec les coûts réels, et d'en déduire l'écart?
Oui tout à fait. Mais en aucun cas c'est quelque chose que l'on va subir, ou que l'on va constater trois ou six mois après en se disant "mince, on a oublié les corrections d'auteur". Les corrections d'auteur (cet un exemple) d'un travail qui a été livré il y a trois ou six mois, le client, il ne veut plus en entendre parler!
Même si c'est pour lui dire qu'on lui en a fait cadeau, après un laps de temps aussi long le client n'en tiendra absolument pas compte, pour lui c'était votre boulot!
Alors que si c'est indiqué dans le devis ou en cours de travaux, le client peut toujours se dire, là aussi, que c'est votre problème, mais souvent il va quand même intégrer l'information comme quoi un effort supplémentaire a été fait du côté de l'agence.
Lors d'une prochaine négociation sur une nouvelle opération, lorsqu'il demandera des efforts commerciaux, on pourra lui rappeler que lors du dernier travail, des efforts avaient déjà été consentis et des suppléments de travaux non facturés. BillJobs permet d'avoir une base de négociation et de ne pas travailler dans le flou.
On est en permanence capable de proposer des outils aux commerciaux d'agences pour qu'ils puissent discuter sereinement avec leurs clients.
Agence de Communication - Gestion Commerciale - Logiciel de Gestion d'Agence de Communication pour Mac - Logiciel Gestion Commerciale Mac - BillJobs
