Aujourd'hui, nous revenons en détails sur la certification ISO des agences de com et de la gestion documentaire du logiciel de gestion d'agence de com pour Mac, Billjobs. Nous parlons également, avec Régis Cottinet, de la gestion de planning de Billjobs. Cette gestion de planning est assez élaborée et permet de gérer les collaborateurs, les différents travaux en attente, les éléments attendus des fournisseurs, etc.. Pour autant, Billjobs n'intègre pas une réelle gestion de projet, c'est un choix de l'éditeur qui nous explique aujourd'hui pourquoi elle est, pour l'instant, peu adaptée au monde des PME de la communication.
La gestion documentaire intégrée à Billjobs répond, en partie, à des préoccupations de certification ISO?
Oui, j'ai demandé aux agences de communication ce que la certification ISO occasionnait comme travail supplémentaire. Ils m'ont alors expliqué qu'un auditeur était sensé passer tous les deux ans. Cet auditeur peut passer en fait à n'importe quel moment et demander à voir n'importe quel dossier. L'agence doit alors pouvoir sortir tous les éléments de ce dossier, aussi bien financiers que techniques et commerciaux.
Avant Billjobs, l'agence devait alors chercher certains éléments, faire des copies, etc.. Tout ceci pour regrouper tous les éléments d'un dossier. En intégrant donc ce module de gestion documentaire à l'intérieur du logiciel de gestion Billjobs, on répond à ces préoccupations là.
Cette gestion documentaire est surtout intéressante pour les agences de com qui ont déjà une certaine importance?
Non, ça intéresse aussi beaucoup les agences de 10 personnes par exemple. Ça les aide à se structurer et à s'organiser sans avoir besoin de faire des choses très compliquées. Avec une gestion documentaire comme la notre, ils sont vraiment gagnants. Même s'ils ne sont pas certifiés ISO, même s'ils ne veulent pas l'être, le fait d'être capable à n'importe quel moment de trouver n'importe quel élément d'un dossier rapidement est important pour eux.
Par exemple, si un client appelle un soir à 19h et qu'il n'y a plus que le patron de l'agence, celui-ci aura tous les éléments en main et pourra répondre à son client efficacement, même si ce n'est pas lui qui a suivi ce dossier.
Billjobs intègre également un gestionnaire de projets?
Pas tout à fait, c'est plus un planning élaboré en fait. Avec cet outil, on est capable de voir ce qu'il y a à faire, à livrer, pour aujourd'hui, demain, la semaine prochaine, etc..
On peut voir aussi les éléments que l'on attend des fournisseurs, les travaux planifiés.. Mais ce n'est pas un vrai gestionnaire de projets. Aujourd'hui, je n'ai pas encore trouvé de solution, en terme de gestion de projets, suffisamment simple à utiliser pour qu'elle puisse être réellement utilisée en pratique.
Pourtant, ce n'est pas une demande des agences de com?
Il y a un vrai besoin, c'est clair. On y travaille actuellement. Déjà, les professionnels peuvent gérer leur planning, et ça c'est déjà important. Ce planning, on peut le bouger, le déplacer, élément par élément. On a aussi le planning de toutes les personnes qui doivent réaliser un travail, que ce soit en interne ou en externe. A partir de ce planning, on sait également les travaux qui sont réalisés et ceux qui sont en attente.
Il y a un planning par dossier?
Oui, on peut le voir par dossier, mais il y a aussi un planning général. Chaque collaborateur peut également avoir son propre planning, avec tous les travaux qui lui ont été confiés. Donc, toutes ces notions de planning, Billjobs les intègre très bien.
Au niveau d'un gestion de projet pure, avec des calculs de rétro-planning par exemple, aujourd'hui on ne la gère pas. La difficulté d'automatiser les décalages de dates d'un projet, c'est quelque chose de très compliqué en agence de com, parce-que comme on le disait on début, le monde de la communication, surtout au niveau des PME, c'est la culture de l'exception.
C'est à dire que d'un manière générale, oui, les opérations doivent se passer de telle façon, sauf qu'au dernier moment la personne qui devait faire le travail est tombée malade ou il est parti en prise de vue parce-qu'il y avait une urgence avec un client... ou encore un nouveau client ou un client historique de l'agence demande un supplément de travail au dernier moment..
Dans les métiers de la communication, les plannings sont bousculés en permanence, tous les jours. Donc, faire des calculs automatiques de déplacement de l'ensemble d'un projet, c'est quelque chose d'assez peu envisageable aujourd'hui, ou ça nécessiterait des choses un peu compliquées à mettre en place, et je crains qu'aujourd'hui ce soit trop compliqué à manipuler.
Et on se refuse, dans le développement de Billjobs, à créer des choses peu utilisables, simplement pour dire "on a la fonction!".
La gestion documentaire intégrée à Billjobs répond, en partie, à des préoccupations de certification ISO?
Oui, j'ai demandé aux agences de communication ce que la certification ISO occasionnait comme travail supplémentaire. Ils m'ont alors expliqué qu'un auditeur était sensé passer tous les deux ans. Cet auditeur peut passer en fait à n'importe quel moment et demander à voir n'importe quel dossier. L'agence doit alors pouvoir sortir tous les éléments de ce dossier, aussi bien financiers que techniques et commerciaux.
Avant Billjobs, l'agence devait alors chercher certains éléments, faire des copies, etc.. Tout ceci pour regrouper tous les éléments d'un dossier. En intégrant donc ce module de gestion documentaire à l'intérieur du logiciel de gestion Billjobs, on répond à ces préoccupations là.
Cette gestion documentaire est surtout intéressante pour les agences de com qui ont déjà une certaine importance?
Non, ça intéresse aussi beaucoup les agences de 10 personnes par exemple. Ça les aide à se structurer et à s'organiser sans avoir besoin de faire des choses très compliquées. Avec une gestion documentaire comme la notre, ils sont vraiment gagnants. Même s'ils ne sont pas certifiés ISO, même s'ils ne veulent pas l'être, le fait d'être capable à n'importe quel moment de trouver n'importe quel élément d'un dossier rapidement est important pour eux.
Par exemple, si un client appelle un soir à 19h et qu'il n'y a plus que le patron de l'agence, celui-ci aura tous les éléments en main et pourra répondre à son client efficacement, même si ce n'est pas lui qui a suivi ce dossier.
Billjobs intègre également un gestionnaire de projets?
Pas tout à fait, c'est plus un planning élaboré en fait. Avec cet outil, on est capable de voir ce qu'il y a à faire, à livrer, pour aujourd'hui, demain, la semaine prochaine, etc..
On peut voir aussi les éléments que l'on attend des fournisseurs, les travaux planifiés.. Mais ce n'est pas un vrai gestionnaire de projets. Aujourd'hui, je n'ai pas encore trouvé de solution, en terme de gestion de projets, suffisamment simple à utiliser pour qu'elle puisse être réellement utilisée en pratique.
Pourtant, ce n'est pas une demande des agences de com?
Il y a un vrai besoin, c'est clair. On y travaille actuellement. Déjà, les professionnels peuvent gérer leur planning, et ça c'est déjà important. Ce planning, on peut le bouger, le déplacer, élément par élément. On a aussi le planning de toutes les personnes qui doivent réaliser un travail, que ce soit en interne ou en externe. A partir de ce planning, on sait également les travaux qui sont réalisés et ceux qui sont en attente.
Il y a un planning par dossier?
Oui, on peut le voir par dossier, mais il y a aussi un planning général. Chaque collaborateur peut également avoir son propre planning, avec tous les travaux qui lui ont été confiés. Donc, toutes ces notions de planning, Billjobs les intègre très bien.
Au niveau d'un gestion de projet pure, avec des calculs de rétro-planning par exemple, aujourd'hui on ne la gère pas. La difficulté d'automatiser les décalages de dates d'un projet, c'est quelque chose de très compliqué en agence de com, parce-que comme on le disait on début, le monde de la communication, surtout au niveau des PME, c'est la culture de l'exception.
C'est à dire que d'un manière générale, oui, les opérations doivent se passer de telle façon, sauf qu'au dernier moment la personne qui devait faire le travail est tombée malade ou il est parti en prise de vue parce-qu'il y avait une urgence avec un client... ou encore un nouveau client ou un client historique de l'agence demande un supplément de travail au dernier moment..
Dans les métiers de la communication, les plannings sont bousculés en permanence, tous les jours. Donc, faire des calculs automatiques de déplacement de l'ensemble d'un projet, c'est quelque chose d'assez peu envisageable aujourd'hui, ou ça nécessiterait des choses un peu compliquées à mettre en place, et je crains qu'aujourd'hui ce soit trop compliqué à manipuler.
Et on se refuse, dans le développement de Billjobs, à créer des choses peu utilisables, simplement pour dire "on a la fonction!".
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