Bedesk Express Facturation dispose d'une fonctionnalité très intéressante : la planification automatique des documents commerciaux. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez demander à Bedesk de vous représenter automatiquement un devis, un bon de livraison, ou une facture par exemple, à la périodicité que vous choisissez. Par exemple, si vous êtes expert-comptable, vous pouvez demander à Bedesk de présenter automatiquement tous les mois une facture pour chacun de vos clients.
Pouvez-vous nous parler du système de planification ?
Dans la barre d'outils de Bedesk, vous pouvez voir trois icônes, "A imprimer", "En retard", et "Planifié". Ces icônes permettent d'accéder aux pièces commerciales en attente de traitement.
Avec Bedesk, il sera en effet possible de planifier à l'avance les pièces commerciales. Par exemple, un chauffagiste qui fait l'entretien annuel de chauffages au gaz, pourra, lors de l'édification d'un devis, demander à ce que celui-ci soit automatiquement reproposé dans 11 ou 12 mois, au moment du prochain entretien annuel. C'est une fonctionnalité très pratique.
L'utilisateur de Bedesk gagne ainsi beaucoup de temps : le prochain devis sera déjà créé (puisqu'il reprend le devis initial, bien sûr modifiable) et en plus il sera automatiquement reproposé au moment où il en aura besoin.
En pratique, comment la planification d'un document est-elle effectuée ?
Cela se passe directement dans le document commercial, à la création de celui-ci ou plus tard. Un onglet "Planifier" est disponible dans le document. L'utilisateur n'aura qu'à cocher ensuite la case "Ce document doit être reproduit" et indiquer la périodicité entre chaque reproduction de document.
Comment se règle la périodicité ?
On indique un nombre de mois. Par exemple, pour un contrat de location de voiture, si vous voulez faire une facture mensuelle automatique, il suffira d'indiquer "1" dans la case de périodicité.
Quels sont les types de documents qui peuvent être planifiés ?
Tous les types de document commercial peuvent être automatisés, y compris les bons de livraison. Par exemple, une entreprise qui livre périodiquement (produits d'entretien, bonbonnes d'eau pour les entreprises, etc.) les mêmes produits pourra automatiser cette tâche.
Lorsque la planification de la pièce arrive à échéance, elle est automatiquement proposée dans les pièces du jour. Si la pièce n'est pas traitée dans les 48 heures (valeur par défaut, modifiable), elle apparaîtra dans la liste "En retard".
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