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Le logiciel de gestion Tous Comptes Faits Entreprise intègre une fonctionnalité permettant de relancer les clients n'ayant pas réglé leur facture. Plusieurs niveaux de relance peuvent être créés (chaque modèle de lettre de relance peut être créé et modifié dans Word ou AppleWorks). Lors de la vérification des factures impayées, l'utilisateur pourra demander au logiciel de ne sélectionner que les factures échues non encore réglées, dont la date d'échéance est dépassée depuis X jours, et dont au moins X relances ont déjà été envoyées.
Nous avons vu que le tableau des documents commerciaux permet de repérer rapidement les factures échues mais non encore réglées, ainsi que les factures ayant déjà bénéficié d'une relance ; comment une relance peut-elle être créée dans Tous Comptes Faits Entreprise ?
À partir du tableau des factures, il suffit de sélectionner les factures à relancer. Vous pouvez les sélectionner manuellement en les cliquant dans la liste, ou les sélectionner à partir d'une recherche multicritères (voir la précédente partie de l'article, ndlr).
Pouvez-vous nous donner un exemple de sélection ?
Par exemple, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues (c'est-à-dire non réglées alors que la date d'échéance est passée) non encore relancées. Dans ce cas, vous pourrez envoyer une première lettre de relance.
Ensuite, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues non encore réglées, ayant déjà fait l'objet d'une relance, et dont la date d'échéance est passée depuis 30 jours. Pour ce groupe de factures, vous pourrez envoyer une lettre de relance plus ferme et pressante.
Comme vous pouvez le voir, les méthodes de relance de Tous Comptes Faits Entreprise sont très souples et peuvent s'adapter à la politique de chaque entreprise
En pratique, comment l'opération de relance est-elle lancée ?
Une fois que vous avez sélectionné vos factures, il suffit de cliquer sur le menu "Générer les relances" du menu "Édition". Tous Comptes Faits Entreprise demande alors de sélectionner le modèle de relance pour lancer l'impression des lettres de relance.
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 Au catalogue Star Micronics des imprimantes spécialisées POS / TPV, l'imprimante thermique TSP 600 nous a séduit. Cette imprimante est de plus fournie avec un driver complet natif Mac OS X. Elle est donc utilisable à partir de logiciels classiques de bureautique et pas seulement à partir de logiciels spécialisés via le langage ESC/POS (mais elle est bien sûr parfaitement compatible avec ce standard) et un adaptateur série/USB. Cette imprimante est principalement utilisée en caisse mais peut être aussi utilisée pour un comptoir d'accueil, ticket d'attente, ticket de loto, justificatif d'inventaire et de stock, bon de transport, justificatif de livraison, ticket de contrôle qualité, bon de production (cuisine de restaurant, traiteur, boulangerie..), et pour tout type de reçu...
Les logiciels de caisse Kinhelios TPV et Ciel Gestion Commerciale Mac (ce dernier intégrant un module point de vente) peuvent piloter cette imprimante.
La TSP 600, concurrente directe, mais moins chère, de la reine du marché, l'Epson TMT-88II, est  fiable, pratique et économique. L'impression est très correcte, suffisamment rapide  (100 mm/seconde), et peut se faire en deux couleurs. La bobine de papier est facile à changer et seule l'esthétique de la machine (disponible ou gris anthracite ou en blanc) serait peut-être à revoir. L'imprimante est équipée d'un dispositif de chargement automatique du papier, d'un connecteur RJ11 pour piloter un tiroir-caisse électronique et d' un massicot pour la coupe automatique du ticket (bien qu'il existe aussi un modèle "low cost" sans massicot).
Le papier utilisé, quant à lui, est standard : 80 mm de large (mais un guide-papier est installable  pour utiliser du papier de 58 mm de large). La connectique par défaut est Série ou Parallèle ( la  connectique Série peut être utilisée sur Mac avec un adaptateur USB/série), mais en option une connectique USB ou Ethernet peut être installée. A noter que grâce à un astucieux dispositif, l'interface de connectique (USB, Série, Ethernet...) peut être changée contre une autre à tout moment (par exemple on peut vouloir maintenant installer une connectique USB sur  une vieille imprimante Série). Les "switchs" de paramétrage sont accessibles sous la machine via une vis ...bien vissée en usine !... Un petit "clapet" en plastique permet aussi, si on le désire, d'interdire l'accès au bouton d'interruption de l'imprimante. Enfin, en option est disponible un dispositif de montage mural de l'imprimante (la TSP 600 est alors montée verticalement sur un mur).
Cette imprimante TPV bénéficie donc d'un driver natif spécialement conçu pour Mac OS X. Ce driver se présente comme un package Apple standard. Une fois installé, très simplement, et l'imprimante Star connectée via son câble USB, l'imprimante apparaît dans le gestionnaire d'imprimante d'Apple.
On peut alors imprimer sur la Star comme sur n'importe quelle autre imprimante, en respectant bien sûr la taille du papier !
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Il était déjà bien sûr possible d'utiliser des imprimantes-tickets (pour éditer des tickets de caisse, tickets d'entrée, tickets promotionnels, etc.) avec un Mac, mais il fallait soit utiliser des anciennes imprimantes-tickets avec connexion série RS-232 (et adaptateur USB-Série, le port Série n'existant plus sur Mac depuis longtemps...), soit utiliser des imprimantes réseau (plus chères).
Ces imprimantes-tickets devaient en outre être pilotées manuellement (ce qui n'a pas que des inconvénients pour les développeurs de logiciels) par programmation à l'aide de commandes ESC/POS (le langage simple et quasi universel d'Epson).
Le constructeur STAR propose quand même depuis de nombreuses années une petite gamme d'imprimantes-tickets (et chèques) USB compatibles Mac.
Cette gamme est d'ailleurs très bien, mais elle était totalement isolée, les SSII, intégrateurs, et éditeurs de logiciels, ne jurant que par EPSON sur ce marché.
Il faut dire qu'Epson a été précurseur sur le marché des imprimantes point de vente, et que c'est toujours, et de loin, la référence.
Ils ont quand même vendu plus de 5 millions d'imprimantes-tickets, ce qui est énorme pour un marché vertical ! Ils ont aussi inventé plusieurs technologies clés dans cet univers de l'impression-ticket.
Les nouveaux modèles d'imprimante-ticket thermique Epson TM-T88V et Epson TM-T20 sont donc livrés par défaut en connexion USB et avec un driver Mac OS X.
La TM-T88V est le modèle haut de gamme. Extrêmement rapide (300 mm/seconde !), économique en énergie et "écologique" (label "Energy Star" pour la consommation d'électricité, très rare dans ce milieu, et économie automatique de papier).
Il est équipé de la technologie d'impression thermique, la plus appréciée encore dans le milieu du point de vente, par sa rapidité et sa simplicité d'utilisation (pas d'encre).
Mais la nouveauté est que ce modèle peut imprimer en niveaux de gris, c'est très rare en thermique, ce qui permettra d'imprimer par exemple de beaux logos en entête de ticket.
La TM-T20 est un modèle économique, "tout en un". Le bloc d'alimentation y est en effet intégré, ce qui peut paraitre normal, mais qui est en fait très rare, vu la petite taille de ces imprimantes. C'est un avantage plus important qu'il en a l'air, les blocs d'alimentation étant généralement imposants, et vu la place disponible aux caisses des magasins....
Moins rapide, moins bien garantie (quand même 2 ans de garantie, au lieu de 4 pour le TM-T88V), avec moins d'options, la TM-T20 est quand même séduisante pour les petits commerces ayant peu de volumes et un budget serré.
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 Les tiroirs-caisse électroniques sont dans leur très grande majorité parfaitement compatibles avec le Mac. Les tiroirs-caisse sont généralement fournis (à 95%) avec un câble RJ11. Ce câble est à connecter tout simplement sur l'imprimante-ticket  (attention, certaines vieilles imprimantes-ticket matricielles n'ont pas de connectique RJ11). C'est en effet l'imprimante-ticket qui pilotera le tiroir-caisse, soit par l'intermédiaire d'un driver Mac (voir l'article sur les imprimantes-ticket et le Mac et celui sur le test de la TSP 600), soit (la plupart du temps) par le langage ESC/POS.
 Dans le cas du driver, c'est généralement à chaque impression d'un ticket que l'imprimante ouvre le tiroir automatiquement (à paramétrer dans le gestionnaire d'impression), et dans le cas d'un pilotage avec ESC/POS, c'est tout simplement votre logiciel (de caisse ou autre) qui envoie une commande à l'imprimante lui signifiant d'ouvrir le tiroir. Dans ce cas, la gestion du tiroir est plus fine, par exemple on pourra décider de ne pas ouvrir le tiroir-caisse si le paiement à encaisser est un chèque ou une carte bleue. Les tiroirs sont généralement alimentés en 24V directement par l'imprimante-ticket.
On trouve des tiroirs-caisse de toutes tailles, généralement encombrants (taille moyenne : 405 x 420 x 110 mm), beiges, noirs ou parfois inox ou marrons.
 Leur taille varie selon le nombre de compartiments intérieurs (par exemple : 5 compartiments pièces et 3 compartiments billets ou 8 pièces / 4 billets, le plus répandu). Ils disposent de plus en plus souvent d'une ou deux fentes sur le devant permettant de glisser dans le tiroir des chèques, récépissés, doubles de reçu CB, facturettes sans avoir à ouvrir le tiroir-caisse. Ce qui apporte une certaine sécurité.
Le tiroir s'ouvre généralement de face (devant), mais certains modèles s'ouvrent verticalement, ceux utilisés notamment en  grande surface. Les bacs "billets" sont parfois doubles, c'est à dire que dans un même compartiment, une séparation permet de mettre deux types de billets, mais ce n'est généralement pas très pratique). Les bacs billets sont également parfois (de plus en plus) verticaux. Si vos vendeurs gèrent chacun leur propre caisse, prenez un modèle dont le bloc intérieur puisse s'enlever totalement. Chaque vendeur pourra ainsi arriver à la caisse lors de la relève et ajouter son "bac caisse" en peu de temps.
 Le tiroir-caisse est bien sûr livré avec une serrure et généralement un jeu de deux ou trois clés (notez bien le numéro de série !). La serrure a le plus souvent trois positions : une position "toujours ouvert" (on ne peut pas fermer le tiroir), une position "toujours fermé" (on ne peut pas ouvrir le tiroir sans la clé, même via l'imprimante) et enfin une position "automatique" (le tiroir est fermé mais il peut être ouvert via l'imprimante-ticket ou bien sûr la clé).
Nous vous conseillons de vérifier que le mécanisme d'ouverture ne fait pas trop de bruit, que les compartiments intérieurs soient repositionnables, et que la longueur du câble RJ11 soit suffisante selon votre installation. Enfin, si vous voulez sécuriser votre installation, vérifiez que des trous de fixation soient présents sur son embase.
Bien sûr, ces tiroirs-caisses sont parfaitement utilisables sur Mac avec des solutions de type Kinhelios TPV ou Ciel Gestion Commerciale Mac (ce dernier intégrant un module de caisse).
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Vous commercialisez un logiciel de caisse sur Windows, Ciel Point de Vente *, pourquoi ne pas le commercialiser également sur Mac ?
D'une part, c'est un marché étroit, et d'autre part, surtout, nous avons intégré un module de caisse à Ciel Gestion Commerciale Mac * (absent de la version Windows).
C'est-à-dire qu'avec Ciel Gestion Commerciale Mac *, vous avez à la fois un logiciel de gestion commerciale très complet et un module d'encaissement pour les ventes faites au comptoir.
C'est par exemple très utile pour les entreprises de négoce, qui pourront gérer à la fois leurs ventes "en gros" (avec une tarification très fine, en fonction par exemple de la quantité vendue ou du client facturé) et leurs ventes au détail.
Pour ces dernières, le module de saisie des tickets de caisse est complet. Il permet de saisir des ventes très rapidement, au clavier, à la douchette code-barres, ou même en cliquant sur des cases d'articles à l'écran.
Il faut dire que dans ce module, l'utilisateur peut définir de nombreuses cases d'accès rapide (à des articles, à des quantités prédéfinies, à des fonctionnalités, etc.) à l'écran, ce qui permet d'aller très vite ; un simple clic sur une case créant par exemple automatiquement la vente d'un article, une remise, une quantité de 10, la suppression d'une ligne du ticket, etc.
Quels sont les matériels de caisse compatible avec Ciel Gestion Commerciale Mac * ?
Malheureusement, depuis qu'il n'y a plus de port série sur Mac, le choix s'est fortement restreint au niveau des imprimantes-tickets, mais le constructeur Star * fournit des imprimantes-tickets USB compatibles Mac, avec des pilotes conçus pour le Mac.
Quant aux douchettes codes-barres, il y a là par contre un nombreux choix compatible Mac.
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Le logiciel de caisse Melkal est entièrement développé sur Mac depuis plus de 10 ans ! Il vous permet de gérer entièrement la boutique : de la vente et de l'encaissement (caisse enregistreuse), jusqu'au site web d'e-commerce, en passant par une vraie gestion de la boutique.
- Concernant la caisse enregistreuse, Melkal reprend tous les principes et le fonctionnement d'une caisse enregistreuse, ce qui fait que non seulement la saisie et la vente seront très rapides (tout est fait pour que vous puissiez faire une vente sans stress, éventuellement debout en discutant avec le client, sans avoir besoin de se concentrer sur un écran, de chercher des menus, etc.), mais vous vous retrouverez aussi en terrain connu dès le départ. Les vendeurs, apprentis, et stagiaires ne perdront pas de temps non plus, même si ils viennent d'arriver.
- Concernant le site web d'e-commerce et la vente à distance : Melkal propose plusieurs solutions, toutes comprises dans le prix de base du logiciel. Tout d'abord, un site web d'e-commerce et de click & collect complet est compris dans l'abonnement. Si vous préférez passer par votre prestataire de service local pour concevoir votre site web, Melkal peut aussi se connecter à un site web d'e-commerce externe conçu avec Wordpress / Woocommerce. Dans les deux cas, le logiciel de caisse et le site web d'e-commerce seront finement synchronisés tout au long de la journée. Vous modifiez le nom ou le prix d'un article ? Il est aussi modifié sur le site web. Vous modifiez le poids ou une déclinaison de l'article ? La modification sera aussi automatiquement faite sur le site web. Vous recevez une livraison fournisseur ? Vous faites un inventaire ? Vous faites des ventes en boutique ? Le stock sera automatiquement mis à jour sur le site d'e-commerce (et quasi instantanément !). Vous faites des ventes sur le site web d'e-commerce ? Elles seront automatiquement récupérées dans le logiciel de caisse et le stock sera mis à jour dans Melkal.
- Concernant la gestion de la boutique : Melkal est très complet, avec un back-office particulièrement utile et bien conçu. Vous pourrez par exemple importer des dizaines de milliers d'articles en quelques clics et copier-coller ! Vous pourrez modifier la mise en page de votre écran de vente, déplacer des milliers de cases d'articles d'un clic, changer la couleur et l'emplacement des cases de tout un groupe d'articles d'un coup, etc. Vous pourrez facilement modifier les articles dans un tableau, obtenir des statistiques de ventes très complètes, des états de stocks et inventaires très détaillés ou synthétiques, etc. Des outils d'e-mailing et de sms-mailing sont aussi proposés, avec une gestion fine des clients, en fonction de leurs achats, de leur date d'anniversaire, du fait qu'ils ne viennent plus alors qu'ils venaient avant régulièrement, etc. Enfin, Melkal est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité français, y compris ceux des experts-comptables, et y compris des logiciels de comptabilité qui n'existent que sur Mac, comme Cogilog Compta.
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